Er du usikker på om du skal kjøpe et timeregistreringssystem? Eller er du i tvil om hvilket system du bør velge? Vi laget 5 punkter du er nødt til å tenke over før du bestemmer deg. Det er flere som tilbyr digitale timelister og stemplingsur, men det er flere ting du må vurdere før du kjøper et sånt system slik at du kan ta det riktige valget.
Når du skal kjøpe deg et timeregistreringssystem er det første du bør vurdere om systemet du anskaffer deg er en nettbasert løsning, eller noe som må installeres hos dere. Heldigvis er det færre og færre som nå tilbyr timeregistreringssystemer som må installeres, og de aller fleste er nå blitt nettbaserte. Husk på å forsikre dere om at systemet er nettbasert. Hvorfor? Fordi det gjør tjenesten mye mer fleksibel og tilgjengelig. Du kan da bruke den på hvilken som helst enhet, fra hvor som helst. Samtidig gjør det supporteringen av systemet kjempeenkelt for leverandøren. Oppdateringer og forbedringer rulles ut fortløpende.
Du bør også sjekke ut hvor lenge systemet har vært på nett. Mange tok med seg programvaren på nett alt for seint, noe som betyr at versjonene de har som er nettbaserte ofte fortsatt er mangelfulle og mangler mye funksjonalitet.
Tidsbanken har vært på nett lenge, og løsningen er velprøvd. Vår nettbaserte løsning er det foretrukne verktøyet for over 3000 bedrifter.
Det finnes mange timeregistreringssystemer på markedet, men svært mange av disse fungerer dessverre kun som et avansert Excelark der alle beregninger må gjøres av den ansatte selv før timene punches inn i systemet. Slike systemer gjør egentlig bare halve jobben, og problemene rundt unøyaktige timelister bare fortsetter. Dette er kanskje den største feilen mange gjør når de anskaffer seg et timeregistreringssystem.
Hos for eksempel Tidsbanken vil arbeidstiden regnes ut riktig hver gang. Hos oss hjelper vi deg konfigurere systemet slik at overtid, tillegg og pauser blir regnet ut tilpasset deres arbeidstidsregler. Alt skal skje automatisk, slik at verken ledere eller ansatte må sitte og bruke tid på å regne ut dette manuelt.
I tillegg kan det være lurt å velge en norsk leverandør. Norge har ett av de strengeste regelverkene for arbeidstakere. Resultatet er at vi har endt opp med et avansert regelverk for arbeidstid som arbeidsgivere må ta hensyn til. Utenlandske leverandører sliter ofte å kunne tilpasse seg det norske regelverket.
Norges beste timelister på nett? Test om du også er enig
Mange har åpenbart behov for å føre tid mot prosjekter. De har behov for fakturagrunnlag, eller kalkyler for å budsjettere prosjekter bedre i fremtiden. Skal man ha et timeregistreringssystem for prosjektstempling er det viktig at dette er satt opp på en enkel måte. Det betyr at å føre tid mot prosjekter, og ikke minst å bytte prosjekter i løpet av dagen skal gjøres på sekunder. Uten fare for feil.
Kjøper du et timeregistreringssystem skal du måtte slippe å gjøre unødvendig med dobbeltarbeid. Forsikre deg om at leverandøren har gode løsninger for overføring av lønnsgrunnlaget til deres lønnssystem. Sitter du og fortsatt må punche inn timene i lønnssystemet har du valgt feil. Timene som danner lønnsgrunnlaget skal kunne overføres med kun noen få klikk over til alle lønnssystemer som godtar import av timer.
I tillegg er det viktig at man ser på mulighetene leverandøren har for integrasjoner. Istedenfor å gjøre mye dobbeltarbeid bør man kontrollere om det er muligheter for å overføre data som er relevant for dere, både inn og ut av systemet. Det kan være prosjekter, ordre og kunder, eller omsetning og andre viktige nøkkeltall.
Les hvor enkelt lønnsgrunnlaget fra Tidsbanken kan føres over til ditt lønnssystem.
Mange sitter lenge på gjerdet og er usikre på om de skal anskaffe seg et timeregistreringssystem, dette fordi de er redde for hvordan de ansatte vil reagere på det. Noen frykter at de ansatte vil nekte å ta det i bruk.
Ett av problemene med å la ansatte føre timelistene sine selv på penn og papir er at det ofte danner grunnlaget for mye konflikt og uro i bedriften. Ledere må mase på å få timelistene inn i tide til lønn, og ansatte skriver timelister på slutten av lønnsperioden basert på hukommelse. Erfaringsmessig er det mange som begynner med et timeregistreringssystem fordi de har latt problemene gått såpass langt at de har svært misfornøyde ansatte som klager på at lønn alltid blir feil. Da brukes det mye tid på diskusjoner frem og tilbake på ting som kunne vært unngått i utgangspunktet.
Ett annet problem er at man frykter at ansatte skal føle seg overvåket om man begynner med stempling for timefangst. Erfaringer fra ledere som har tatt i bruk digitale systemer for timefangst beskriver et helt annet bilde enn dette. For det første vil de ansatte alltid ha mulighet til å jukse, selv om muligheten begrenses i stor grad med moderne digitale løsninger. Om det er jukserne man er ute etter å ta er nok motivasjonen for en digital løsning feil.
Ansatte vil med et system som for eksempel Tidsbanken kunne følge opp timelistene sine fortløpende, dette betyr at du i bunn og grunn luker bort alt av konflikter rundt timelister. Noe som gagner ledere i like stor grad som ansatte. Med egen web-app på mobil kan ansatte enkelt sjekke timelister, skiftplaner og rutinebeskrivelser samtidig som de kommuniserer med ledere. Erfaringen er at slike digitale stemplingsur ikke svekker tillit, men tvert imot åpner opp for mer selvstendige og fornøyde ansatte.