Skal du lykkes i tiden fremover er det avgjørende å ha systemer som kan effektivisere hverdagen din. Fugl Fønix Hotel i Etne sparer tid ved å bruke Tidsbanken slik at de kontinuerlig har tid til å utvikle hotellet til det bedre.
Fugl Fønix Hotel er det urbane bygdehotellet som like gjerne kunne ligget i New York. Hotellet ligger i kongebygda Etne med en rik vikinghistorie og vakker natur. Hotellet ligger sentralt mellom store norske turistattraksjoner som Langefoss, Trolltunga, og Preikestolen, og ser stort frem til den norske turistsommeren som er i vente.
Vi møtte Audun Stene som er hotelldirektør for Fugl Fønix Hotel, og en av gründerene bak hotellkonseptet. Vi tok praten om fremtiden for å høre hvordan de klarer å effektivisere den daglige driften av hotellet i tiden fremover.
-Som daglig leder er jeg veldig glad i systemer for å drive bedriften på en mest mulig effektiv måte. Tidsbanken var det systemet jeg satt og ventet på, og som system traff det spikeren på hodet, forteller Stene.
Tidsbanken hjelper dem blant annet med å organisere vaktlistene sine slik at de har mulighet til å planlegge mer lønnsomt. Hotellet sparer også mye tid med å ha digitale timelister.
-Alt av overtid og tillegg genereres automatisk i henhold til våre regler slik at lønnsgrunnlaget alltid ligger klart i systemet, forteller han.
Videre mener Stene at det viktigste andre bedrifter bør tenke på om de vurderer å anskaffe seg nye systemer er at de er enkle og intuitive.
- Du bør finne gode, enkle og intuitive systemer som fungerer for din bedrift, og som kan effektivisere hverdagen din. Det er da du får du muligheten til å frigjøre tid til utviklingen av bedriften, sier han.
For Audun Stene er det spesielt én ting som skiller Tidsbanken fra andre konkurrenter, og det er nemlig kvalitetsstyringsdelen av systemet.
-Internkontroll med HMS-håndbøker er gjerne noe som ikke så mange andre timeregistreringssystemer har, og som er greit å ha i et system som alle ansatte allerede bruker daglig, forteller Stene.
Tidsbanken gir ikke bare kundene sine oversikt og kontroll på arbeidstiden gjennom dynamiske vaktlister og automatisk genererte timelister, i tillegg tilbyr de også et fullverdig kvalitetsstyringssystem. Få inn rutinebeskrivelser, HMS, IK-Mat, og avviksregistrering i et system ansatte allerede er innom hver dag.
Denne våren har også Tidsbanken merket seg som en av de fremste leverandørene av digitale sjekklister for det norske markedet.
-Får vår del bruker vi kvalitetsstyringen til alt av dokumentasjon, internkontrollforskrifter, og opplæringsrutiner, forteller Stene.
Her legger de og på leserbekreftelse på de dokumentene de ønsker en «signatur» på at er lest av de ansatte.
-På den måten vet vi til enhver tid hvem som er oppdatert på den nyeste og oppdaterte informasjonen, forteller han.
Skal du sikre en effektiv lønnskjøring er det helt avgjørende å ha en god kjede av systemer.
-Vi har Tidsbanken integrert med Nettlønn som lønnssystem, og videre i 24sevenoffice som regnskapssystem, slik at vi har en god kjede med systemer for å kunne gjøre en effektiv lønnskjøring, forklarer Stene.
Tidsbanken er kompatibel med de aller fleste lønnssystemer, og lønnsgrunnlaget ligger alltid klart i systemet. Lønnsgrunnlaget føres over med kun noen få klikk, og sparer en for mange arbeidstimer. Husk at manuell registrering av timelister over til lønn tar lang tid, og hører fortiden til.
Tidsbanken hjelper ledere med å effektivisere driften, samtidig er det et enkelt system for ansatte å bruke, og som gir dem full oversikt over alle rutinebeskrivelser, egen arbeidstid og vaktplan.
-Det er ikke bare jeg som er fornøyd med systemet, de ansatte er også fornøyde med systemet. De syns det er intuitivt og enkelt å bruke, sier Stene.
Hotel Fugl Fønix har hatt Tidsbanken i mange år, og har på alle disse årene opplevd svært få problemer med systemet.
-Det har vært lite «støy» fra Tidsbanken alle de årene vi har brukt det. I tillegg har det siden starten og frem til i dag vært en jevn takt med forbedringer i systemet som har gjort brukeropplevelsen bedre og bedre, fortsetter Stene.
Fugl Fønix Hotel bruker Tidsbanken til økonomisk rapportering, og får inn statistikker på kostnader fortløpende. Rapportene vises i sanntid, slik at ledere kan ta de riktige beslutningene tidsnok.
-Rapportene gir et bilde av den økonomiske situasjonen i sanntid, slik du kan ta de riktige beslutningene basert på for eksempel omsetning og lønnskostnader, avslutter Stene med.
Budsjettverktøyet i Tidsbanken gjør det mulig å følge opp om budsjettene holdes dag for dag. Da kan du planlegge mer kostnadseffektivt, samtidig som du gir ansatte større ansvar for at budsjettene nås.
Tidsbanken hjelper med å effektivisere hotelldriften, slik at du får mer tid til det som teller.