Mange frykter omfanget av å begynne med et nytt system. Selv om digitaliseringen har skutt fart i 2020 er mange fortsatt i tvil om de er klare for å digitalisere mange av de manuelle og tidkrevende prosessene sine som fortsatt foregår på papir. Jan Arild Larsen er Servicemarkedssjef for Bilbutikk1 i Fredrikstad, og kom raskt og enkelt i gang med Tidsbanken. Resultatet ble at hele konsernet nå skal ta i bruk Tidsbanken for å kvitte seg med tidkrevende manuelle og administrative oppgaver rundt lønn og timeregistrering.
I Østfold er Bilbutikk1 et kjent navn, og er representert i alle byene her. Vi slo av en prat med Servicemarkedssjef i Bilbutikk1 avdeling Fredrikstad, Jan Arild Larsen for å høre hvordan den nye hverdagen med Tidsbanken har vært.
-Min avdeling her var en testkanin for bruken av Tidsbanken, og det har gått over all forventning, forteller Jan Arild.
Dermed er det nå tid for at systemet skal rulles ut til resten av konsernet også. Ledelsen ser at besparelsene på kun det administrative er enorme og ikke minst at man får full kontroll på tidsbruk og lønnskostnader.
-Ved å ta i bruk Tidsbanken for alle Bilbutikk1 avdelingene anslår vi å kunne spare rundt 170 000,- kroner kun på å kutte ned tiden brukt på administrativt arbeid og riktigere lønn, sier Larsen.
Flere og flere i bransjen velger nå å gå over til digitale systemer for timeføring. For Bilbutikk1 er dette et viktig steg videre i den utviklingen selskapet har.
-Vi er i stor vekst og hadde behov for å digitalisere delen rundt timeføring, forteller Jan Arild videre.
I vekstfasen har Bilbutikk1 gjort flere kloke strategiske valg for å treffe enda bedre i markedet. De har valgt å tenke nytt, noe som blant annet innebærer at de har tatt inn nye tjenester. Det betyr at de nå ikke kun driver med salg av ny- og bruktbiler, men har et verksted som tilbyr skiftning og reparasjon av frontruter, og har dekkhotell. Neste steg blir å tilby bilpleie i enda større skala.
Totalen av dette gjør at de nå har flere strenger å spille på, som er viktig i tiden fremover der elbiler kommer til å ta over store deler av markedet. Da blir det mindre av de tradisjonelle servicetjenestene som skifte av olje og oljefilter for eksempel. Samtidig vil merkeverkstedene oppleve økt etterspørsel når folk begynner å kjøre mer elektrisk, fordi de da blant annet er avhengige av programvareoppdateringer som kun leveres av merkeverkstedene.
Hvis du ønsker ett uforpliktende pristilbud på Tidsbanken kan du bruke dette skjemaet
Helt i starten av året så Jan Arild seg lei den lange og tidkrevende prosessen med timelister og lønn. Han skjønte at det var på tide å kvitte seg med manuelle papirtimelister, nå var vi tross alt kommet til 2020.
-Det hele skjøt fart når jeg var på bedriftsbesøk hos Volvo i Molde som hadde tatt i bruk Tidsbanken. De viste meg hvor enkelt og bra systemet var, forteller Jan Arild.
Her kombineres timeregistrering og personallister i samme system.
Når Jan Arild skulle i gang med systemet selv gikk det også over alle forventninger.
- Selv er jeg ikke den mest datakyndige av oss, men systemet er enkelt og intuitivt, så her var det ingen problem med å komme i gang, forteller han.
-Etter 2 måneder hadde vi allerede spart inn igjen kostnadene rundt oppstarten og skjermene vi hadde skaffet oss fra Tidsbanken, forteller Jan Arild.
En annen utfordring mange bekymrer seg for er mottagelsen fra de ansatte. Dette kjente også Jan Arild på. De monterte en stempleskjerm i verkstedlokale som ansatte enkelt kunne stemple seg inn på istedenfor å skrive manuelle timelister. Og det tok ikke lange stunden før de ansatte tok til seg systemet og fikk sansen for det, og tilbakemeldingene fra dem har vært svært positive.
-De ansatte syns det er helt magisk, sier Jan Arild.
Rettferdighet er her et viktig aspekt. En ting er at både Jan Arild og de ansatte slipper å bruke mye tid på manuelle papirlister, men sanntidsstempling gir også et mer nøyaktig timegrunnlag for de ansatte. Det betyr at det blir mer rettferdig både for arbeidsgiver og arbeidstaker. Rettferdighet rundt lønn, og trygghet på at det alltid blir riktig.
Stempleskjermen fra Tidsbanken plassert på veggen midt i verkstedlokalet, lett tilgjengelig for alle ansatte.
Prosessene rundt lønn er for mange fortsatt tidkrevende, noe som også var tilfellet for Bilbutikk1 før de valgte å digitalisere de. Siste dagen i måneden gikk tidligere med til å purre på de ansatte om å komme med timelistene, samtidig som lønningskontoret purret på Jan Arild om å levere timelistene til de ansatte.
- Prosessen rundt lønn tok alt for lang tid, og det var virkelig på tide å kvitte seg med gråpapir og viskelær, sier Jan Arild.
Nå slipper han å mase på de ansatte i slutten av måneden, det samme slipper lønningskontoret.
-Hun på lønningskontoret vårt er bare helt forelsket i systemet, forteller han.
De ansatte stempler arbeidstiden sin i sanntid, og resten går av seg selv. Når siste dag i måneden er kommet er det bare å sende en ferdig lønnsfil fra Tidsbanken over til lønningskontoret. Her er det også slutt på manuell punching, og alt importeres direkte inn i lønnssystemet uten noe ekstra arbeid.
I tillegg har det å digitalisere prosessen vært med på luke ut alt av potensielle feil som tidligere kunne skje. Sanntidsstemplingen fanger arbeidstiden nøyaktig på minuttet, og man unngår at ansatte selv sitter på slutten av måneden og runder timene opp eller ned selv basert på hukommelse. Besparelsene ved å benytte seg av et slikt system er tjent inn igjen før du vet ordet av det. De årlige lisenskostnadene for bruk av Tidsbanken for en ansatt er mindre enn to timer utbetalt overtid.
-Spar 2 timer overtid per ansatt og hele den årlige kostnaden for å ha Tidsbanken til han er tjent inn igjen, avslutter Jan Arild med.
Hvis du ønsker ett uforpliktende pristilbud på Tidsbanken kan du bruke dette skjemaet