Ny funksjonalitet - ✨ Den nye personallisten er klar for lansering

Den nye personallisten i Tidsbanken er nå ferdigstilt og klar for lansering. 

Målet med oppgraderingen har vært å gjøre det enklere og tryggere å håndtere en kontroll – særlig for ansatte som står i situasjonen når kontrolløren kommer. Samtidig har vi gjort flere viktige forbedringer for å begrense unødvendig tilgang til sensitiv personinformasjon.

Høydepunkter

🔎 Tydelig veiledning ved kontroll
Personallisten har fått en ny forside som forklarer hva en personalliste er, hvorfor virksomheten må kunne vise den frem, og hva den ansatte skal gjøre når det gjennomføres en kontroll.

📧 Sikker sending direkte til kontrolløren
Personallisten kan sendes som en passordbeskyttet og kryptert PDF direkte på e-post. Passordet som brukes til å åpne dokumentet, sendes separat på SMS.

🔐 Bedre beskyttelse av sensitive personopplysninger
Fødselsnummer, personnummer og stemplingsdata er ikke lenger synlige med en gang personallisten åpnes. Den ansatte må først bekrefte at det gjennomføres en kontroll, og oppgi et gyldig formål for å hente ut opplysningene.

📝 Full oversikt over hvem som har gjort hva
Handlinger i personallisten blir logget. Administratorer og avdelingsledere kan dermed se hvem som har hentet ut informasjon, hvilke lokasjoner uttrekket gjelder for, og hvilket formål som ble oppgitt.

Hvorfor er dette viktig?

Når Skatteetaten gjennomfører kontroll, er det ikke nødvendigvis en leder som er til stede. Det kan være en ansatt som sjelden bruker personallisten, og som må finne frem riktig informasjon mens kontrolløren venter.

Gjennom dialog med Skatteetaten har vi fått vite at det tidligere har vært en del usikkerhet rundt dette. Kontrollører har i enkelte tilfeller måttet hjelpe ansatte med å finne frem og hente ut personallisten.

Den nye løsningen er derfor utviklet med selve kontrollsituasjonen i tankene. Tydelig veiledning og en enklere arbeidsflyt skal gjøre det lettere for den ansatte å forstå hva som må gjøres, uten å være avhengig av hjelp fra en leder eller kontrolløren.

Samtidig vet vi at kontrollen ofte ikke avsluttes med at listen vises på skjermen. Kontrolløren kan ha behov for å ta personallisten med seg for videre undersøkelser. Derfor har vi lagt stor vekt på å finne en løsning som gjør det enkelt å sende listen videre, uten at sensitive opplysninger havner i feil hender.

⚙ Hvordan fungerer det?

Når du åpner personallisten, møter du først en tydelig forside med informasjon om hva personallisten brukes til, hvilke krav den dekker, og hvordan du går frem ved en kontroll.

Før sensitive personopplysninger blir tilgjengelige, må du:

1. Bekrefte at det gjennomføres en kontroll.
2. Oppgi et formål for uttrekket.
3. Velge perioden og avdelingen kontrollen gjelder for.

Deretter kan personallisten vises på skjermen, skrives ut eller sendes direkte til kontrolløren.

Uansett om personallisten sendes på e-post eller lastes ned for utskrift, opprettes den som en kryptert og passordbeskyttet PDF. Det betyr at dokumentet også må åpnes med passord dersom det lastes ned på for eksempel en felles stemplingsskjerm. På denne måten unngår virksomheten at åpne filer med sensitive personopplysninger blir liggende tilgjengelige på felles enheter.

Når personallisten sendes direkte til kontrolløren, sendes dokumentet på e-post, mens passordet sendes separat på SMS. Dette reduserer risikoen for at informasjonen kan åpnes dersom e-posten blir sendt feil eller kommer på avveie.

Alle handlinger blir samtidig logget, slik at virksomheten i etterkant kan se hvem som har åpnet eller hentet ut personallisten, hva uttrekket gjaldt, og hvorfor det ble gjort.

👤 Hvem har tilgang?

Personallisten er tilgjengelig for virksomheter som er pålagt å føre personalliste. Oppdatert versjon vil automatisk bli tilgjengelig i løpet av uken. 

For at personallisten skal kunne hentes frem raskt ved kontroll, anbefaler vi at virksomheten setter opp rettighetene slik at alle ansatte har tilgang til å vise  fødsels- og personnummer i personallisten. Da kan de generere en gyldig og fullstendig personalliste når kontrollen oppstår, også dersom en leder ikke er til stede.

Visning av fødsels- og personnummer gjelder kun når den ansatte oppgir at det faktisk er en kontroll, og alle handlinger i personallisten logges. Ledere kan se hvem som har hentet ut informasjon, hvilke lokasjoner uttrekket gjelder for, og hvilket formål som ble oppgitt.