Og om man tilhører denne statistikken, vet man egentlig hvorfor det gikk som det gikk?
Det å mislykkes ved implementeringen av et nytt IT system kan koste selskaper dyrt, og det viser seg at dette ofte er blant de mest kostbare feiltrinnene mange tar. Med dette som bakteppe er det helt avgjørende å se nærmere på hvorfor så mange mislykkes med slike endringsprosesser, og hva som kjennetegner de prosessene som faktisk lykkes?
Tall fra forskning underbygger påstanden om at mange mislykkes med sine digitale transformasjoner. Leser vi i Harvard Business Review ser vi at de viser til at hele 70% av alle digitale transformasjoner mislykkes. Graver vi dypere kan vi se at dette tallet til tider viser seg å være høyere. Leser vi forskningen fra MIS Quarterly Executive, kan vi se at de hevder at hele 87 % av alle digitale transformasjonsprosjekter mislykkes.
Men hvorfor?
Selvransakelse
Ting skal være enkelt! Den nye normen fra IT- og techbedrifter er at oppstart og implementering av systemene deres er «superenkelt», «selvforklarende», og «gjort på 1-2-3». Misforstå meg rett, ingenting gleder meg mer enn systemer og teknologi som setter brukeropplevelse i fokus. Spørsmålet mitt er da, hva er det vi, eller andre leverandører av systemer for datafangst, kvalitetssikring og/eller prosjektkontroll faktisk leverer?
I over 20 år har vi stegvis blitt klokere, tilegnet oss kunnskap for å gjøre onboardingen av våre nye kunder så sømløs og effektiv som mulig. Det vi har lært er at kundene våre er forskjellig, og har ulike behov, men det som er kritisk er at vi setter de ansatte og kundens behov i fokus i denne prosessen.
Der vi tidligere har hatt et mål om å effektivisere og forenkle prosessen som omhandler implementeringen av systemet, ser vi nå at dette faktisk er den mest kritiske fasen for at prosjektet skal være vellykket. Man hjelper ikke selskaper å lykkes med sine endringsprosesser om man som leverandør, nedprioriterer denne fasen, og forsøker å forenkle den biten.
For oss virker det som dette er et vendepunkt, et punkt der vi snur oss om og går mot strømmen. Ser vi rundt oss er tendensen en helt annen. IT- og techselskaper forenkler og kutter ned sine onboardingsprosesser, de blir som følge av dette naturlig nok billigere. Men til hvilken pris?
Det man er nødt til å huske på er at bak enhver endringsprosess så står det mennesker. Det har vi en tendens til å glemme i all teknologipraten vår. For oss er derfor dette et helt avgjørende aspekt for å lykkes, å se og forstå menneskene bak endringsprosessen.
Fra toppen og ned
En annen avgjørende faktor er at prosessen er forankret fra toppledelsen og ned i organisasjonen. Det hjelper lite at implementeringen av et nytt IT system er et sideprosjekt for ledelsen, har man en sånn tilnærming til det kan det faktisk nærmest alene velte prosjektet.
Ledelsen er helt nødt til å ta eierskap til dette, og kan ikke ta seg råd til å delegere dette ansvaret bort, det kan i så fall koste dem dyrt. At ledelsen tar endringen og det nye systemet på alvor er et første riktige steg i å få aksept for det nye systemet innad i organisasjonen.
Ledelsen må altså prioritere prosjektet, og sette av nok tid til å tilegne seg kunnskap om hva som kreves fremover. Kun da vil de ha tilstrekkelig med informasjon til å ta beslutninger om metoder, omfang, budsjetter, tidsplaner osv.
Skulle så implementeringen bli vellykket, vil man tjene inn denne oppstartskostnaden på sikt, i form av mindre administrasjon og mer effektiv arbeidsflyt.
Prosjektgruppen
Et annet kritisk punkt er nedfellelsen av en egen prosjektgruppe som skal ha ansvar for implementeringen av det nye systemet. Skulle man bomme på prosjektgruppen, er prosjektet dømt til å mislykkes, uten unntak.
Ofte opprettes prosjektgrupper uten mandat og styring, eller at prosjektet ikke blir tildelt nok interne og eller eksterne ressurser. I tillegg tviholder ofte ledelsen på sine beste medarbeidere, og ønsker svært sjeldent at disse skal bruke tiden sin inn i prosjektgruppen. Når et selskap ikke er villig til å allokere sine beste medarbeidere til implementeringen, blir resultatet ofte halvveis, og i svært få tilfeller optimalt. Årsaken er åpenbar, man ønsker selvsagt ikke å ta ut sine beste menn fra de kritiske oppgavene som fortsatt eksisterer i beste velgående, parallelt med endringsprosjektet. Derfor er det ofte de medarbeiderne som ikke har den beste kunnskapen og erfaringen fra virksomheten som tildeles prosjektet.
I tillegg til å finne sine «beste menn» er også sammensettingen av prosjektgruppen avgjørende. For når det kommer til sammensettingen er det viktig at gruppen er sammensatt av ulike ansatte i forskjellige avdelinger som til syvende og sist skal utgjøre majoriteten av sluttbrukerne av systemet. Mellomledere og representanter fra ulike forretningsområder må derfor inkluderes, slik at utfordringer, faktiske oppgaver og arbeidsflyt tas med i vurderingen. Dette er det neste avgjørende steget i å få aksept for det nye systemet i organisasjonen. Bommer man på å skape et representativt utvalg i prosjektgruppen er det fare for at viktige behov blir oversett, og i verste fall risikerer dere å forenkle hverdagen for enkelte, mens den kompliseres for andre.
Skal man lykkes med å sette sammen et velfungerende prosjektteam må man først og fremst ha en prosjektleder med et tydelig mandat bestående av toppledelsen som igjen vil bli gjort ansvarlige for å sikre en vellykket gjennomføring av implementeringen inn i virksomhetens strategi og mål.
Konklusjon
Oppsummert finnes det en rekke fallgruver når det kommer til implementering av nye IT-systemer. Og selv om man er bevisst på hva som må til finnes det aldri en garanti for 100% vellykket grad hver gang.
Hovedsakelig bør man:
- Tilegne seg tilstrekkelig med kunnskap om menneskene bak endringsprosessen
- Forankre prosjektet fra toppledelse og ned i hele organisasjonen
- Opprette prosjektgrupper med riktig mandat og styringsrett
- Få inn dine beste ressurser i prosjektet.
Til slutt bør du stille deg selv det åpenbare spørsmålet, er det virkelig denne implementeringen og dette systemet som tar dere i riktig retning for å oppnå målene deres? Passer faktisk systemet vår virksomhet? Og forstår virkelig leverandøren vår forretningsidé? Om ikke så finnes det et hav av muligheter der ute, så vær obs på å ta de riktige valgene fra første stund.
