Transportbransjen har flere utfordringer innenfor føring av tilgjengelighetstid og HMS som de færreste andre bransjer møter. Sitter man sentralt og styrer, kan man fort miste oversikten med mange biler på veien. Dårlig informasjonsflyt og papirlister som ikke fylles ut er blant problemene som oppstår.
Bransjen preges av lange dager på veien, og informasjonsflyten til og fra ansatte er vanskelig å få til.
Mange selskaper får innlevert timelister i slutten av uken eller måneden på papir. Dette fører i mange tilfeller til vill gjettelek i henhold til hva som faktisk er arbeidet tid. Arbeidstilsynet derimot krever faktisk at timeføringen skal skje forløpende:
«For alle arbeidstakere skal registeringen skje fortløpende. Registreringen skal vise dato, start- og sluttidspunkt for hver enkelt dag, pauser og om arbeidstakeren har arbeidet overtid.»
Det betyr at man ikke kan fylle inn timelistene sine i slutten av en lønnsperiode, og de som fortsetter med en slik praksis vil kunne risikere store bøter.
I tillegg til å følge lovkravet, vil fortløpende timeregistrering gi mer nøyaktige og rettferdige timelister. Lønnskostnader er for de aller fleste bedrifter den største kostnaden, derfor er det viktig at man unngår mangelfulle timelister med feil som må tydes og tolkes. Unngå problemer med lønnsutbetalingen i framtiden.
Transportnæringen er også ilagt strenge restriksjoner på kjøre- og hviletid, som gjør graden av planlegging av ruter og uforutsette hendelser til en vanskelig prøvelse. Selvfølgelig etterprøves dette, det handler om liv og død i trafikken, og det spøker man ikke med. Da er det helt avgjørende å ha verktøy som hjelper en med å holde oversikten.
Fang opp tilgjengelighetstid
Mange i transportbransjen syns det er tungvint med timefangst. En løsning mange benytter seg av er å bruke fartsskriveren som timeliste. Det er ingen god idé.
Først og fremst er det ikke lovlig, som i seg selv er god nok grunn til å ikke bruke den til det. I tillegg mister man verdifull informasjon om faktisk arbeidstid. Tilgjengelighetstid er et nøkkelord. Får man kontroll på det vil man kunne få full utnyttelse av sjåfør og kjøretøy. Det er den faktiske arbeidstiden man ønsker å fange, det er tross alt den som gir grunnlaget for lønn.
Digitale sjekklister på mobil
Forrige måned utførte Tidsbanken en brukerundersøkelse blant ulike selskaper i transportnæringen. Resultatene som ble samlet inn viste at mange ikke hadde skikkelige rutiner for kontroll og sjekk av kjøretøyene sine. Mye var bygget på tillitt til sjåførene, men hva som faktisk ble gjort var det de færreste som hadde oversikt over.
Med å bruke digitale sjekklister kan sjåfører enkelt markere og kvittere ut at rutinene blir gjennomført og holdt, slik at man som leder alltid vet at rutinene blir opprettholdt av sjåførene. Kunder av oss som benytter seg av sjekklistene våre uttrykker at de opprettholder bedre vedlikehold av kjøretøyene sine, og har økt trivsel og trygghet blant sine sjåfører.
Blir alle avvik registrert?
Med avviksregistrering i samme system får ansatte en brukervennlig og intuitiv måte å registrere avvik på, i et system de allerede er innom daglig. Som leder vil man øyeblikkelig bli varslet når nye avvik oppstår, slik at man enkelt kan iverksette tiltak fortløpende.
Med avviksregistrering kan:
- Sjåførene kan ta bilde av avvikene med mobilen sin
- Systemet bygges opp tilpasset hver enkelt bedrifts behov.
- Åpnes opp for registrering av anonyme og gjentakende avvik om det er ønskelig.
Manuelle papirlister er tungvint å fylle ut, og det er lett for å skli ut etter kort tid. Med å gi de ansatte et enkelt verktøy å bruke, øker man sannsynligheten for at avvikene faktisk blir registrert.
Sjåførhåndboken rett i lommen
Med lange dager på veiene er det vanskelig å oppdatere ansatte med informasjon fra sentralt hold. Mange sliter med store papirdunker med risikoanalyser og andre kvalitetsdokument som verken leses eller er tilgjengelige for de ansatte. Dette fører typisk til mye bortkastet tid, og følelsen av å få lite fortjeneste på HMS arbeidet man gjør.
I den forbindelse har mange bedrifter behov for å få ut informasjon på en strukturert måte slik at man kan være sikker på at ansatte leser nye prosedyrer som opprettes. Tidsbanken tilbyr elektroniske HMS håndbøker som kan hjelpe transportselskapet ta kontroll igjen.
Med kvalitetsmanualen oppretter ledere viktige dokumenter, rutiner og prosedyrer som de kan legge en leserbekreftelse på.
Ledere får da kvittert ut hvilke ansatte som har lest seg opp på ny og viktig informasjon.
Tidsbanken skyver usikkerheten til side, og lar fakta ta overhånd. Ved hjelp av få tastetrykk forbedres den stille kommunikasjon til nye høyder, hvor plutselig du som leder er i førersetet på hver og en av bilene dine. Få kontroll på hvilke kunder og prosjekter som er lønnsomme, og hvor mye arbeidstid som faktisk skal lønnes.
Tidsbanken kan transport, og vet nøyaktig hva du trenger.
