Fra manuelle prosesser til effektiv Arbeidsflyt🔄

NGIR står for Nordhordland og Gulen Interkommunale Renovasjonsselskap, og ble startet i 1981 og har i dag mer enn 90 ansatte.
NGIR samler inn og håndterer avfall fra omlag 15 000 husholdninger og 7000 hytter i medlemskommunene, og arbeider for avfallsreduksjon til beste for miljø og klima.

Etter hvert som NGIR vokste, ble også behovet for et mer pålitelig og effektivt system for håndtering av arbeidstimer stadig mer tydelig. Tilslutt innså de at den manuelle prosessen de brukte, skapte unødvendig mye frustrasjon og ineffektivitet. Det var på tide å finne en bedre løsning, og valget falt på Tidsbanken.

Flere utfordringer

Før NGIR tok i bruk Tidsbanken, var håndteringen av arbeidstimer en komplisert og ineffektiv prosess som skapte mye frustrasjon, forteller regnskapsfører/lønnsansvarlig Astrid Myklebust i NGIR:

• Manuell registrering: Arbeidstiden ble registrert manuelt, ofte sent i uken eller måneden, noe som var en upålitelig måte å samle inn data på.
• Redigering av timelister: Ansatte kunne redigere timelistene selv etter at de var godkjente, noe som medførte flere tidkrevende gjennomganger for å sikre nøyaktighet.
• Sene endringer: Manglende tid til regelmessig kontroll og godkjenning av timelister førte til sene endringer, ofte tilbake i tid, uten klar oversikt over hva som var endret.
• Lønnsutfordringer: Å gjøre alt klart til lønn var tidkrevende og ineffektivt, med sene endringer som skapte ekstra arbeid og forvirring.

Effektiv og strukturert låsing av uker

Etter implementeringen av Tidsbanken hos NGIR har håndteringen av arbeidstimer blitt betydelig forbedret.

Med nytt system kom det også endringer i flere ulike rutiner. En av disse var rutinen rundt låsing uker.

- Vi har nå blitt flinke til å låse ukene, sånn at timelister som er godkjente er låst for videre redigering, forteller Astrid.

Ukene blir nå alltid låst innen påfølgende uke, og lederne tar jobben med å se over timelistene til sine ansatte fortløpende.
Dette har ført til at de kan stole på timene som er godkjente.

-Når vi er ferdige med uken, er vi faktisk ferdige. Dette gjør lønnskjøringen mye smidigere, legger hun til.

Selv om det noen ganger er nødvendig å låse opp en uke for justeringer, prøver de å unngå dette så mye som mulig.

Økt bevissthet blant ansatte

For de ansatte har dette medført at de nå er mye mer bevisst rundt sine egne timer.

-Ansatte kan gå inn i Tidsbanken og få oversikt over tidskonto, overtid og ferie, helt enkelt på sin egen telefon, sier Astrid.

Dette har medført færre spørsmål fra ansatte omkring timene deres.

Kulturendring og lederengasjement

En viktig endring NGIR har opplevd er kulturendringen rundt godkjenning av arbeidstimer. Tidligere var lederne mindre oppmerksomme på dette, noe som resulterte i mange endringer av timelistene.

-Lederne har nå gode rutiner for å godkjenne timer regelmessig, forteller hun.

Lederne har hatt en stor plass i endringsprosessen de har gjennomgått, noe som har gitt dem eierskap til prosessen og de nye rutinene.

-Lederne har vært veldig engasjert under implementeringen av Tidsbanken, noe som har bidratt til en smidig oppstart til systemet, legger hun til.

Alt i alt har Tidsbanken gjort det lettere for oss å jobbe strukturert og effektivt med håndteringen av arbeidstimer.

Trygg på at alt er riktig

NGIR har spart betydelig tid på administrasjon av arbeidstimer og lønn.

-Tidligere brukte vi flere dager i forkant av lønnskjøringen for å godkjenne timene. Nå, med Tidsbanken, gjør vi dette arbeidet jevnlig gjennom måneden, noe som har fordelt arbeidsmengden og redusert stresset, forteller Astrid fornøyd.

De nye rutinene rundt godkjenning gjør at systemet blir pålitelig og til å stole på.

-Det er utrolig fint å føle seg trygg på at alt er riktig når vi skal trykke på knappen for lønnskjøring, avslutter Astrid med.