Slik får du mer ut av Visma med riktige integrasjoner

Mange virksomheter vi møter har egentlig gode systemer hver for seg, enten det er Payroll til lønn og NXT til ERP eller et annet system for timer og prosjekter.
Likevel er utfordringen ofte den samme: Systemene henger ikke godt nok sammen i praksis.

Når systemene ikke snakker sammen

Mange virksomheter har gode systemer hver for seg. De bruker kanskje Visma Payroll til lønn, Business NXT til ERP, eller egne løsninger for timer, prosjekter og økonomi.
Likevel oppstår det ofte friksjon i hverdagen.

Christian, integrasjonsspesialist i Tidsbanken, ser dette ofte hos virksomheter som egentlig har valgt gode systemer: – Timer føres ett sted, prosjekter et annet, og lønnsgrunnlaget må kontrolleres manuelt.
Problemet ligger sjelden i hvert enkelt system. Det handler oftere om flyten mellom dem, og det er nettopp i denne flyten Tidsbanken kommer inn som et bindeledd mellom systemene.

– Det er ikke nødvendigvis systemene det er noe galt med. Det er hvordan de henger sammen i praksis, sier Christian. 

Når flyten stopper opp

Når systemene ikke snakker godt nok sammen, merkes det raskt i hverdagen. Det kan føre til dobbeltarbeid, manuelle steg i lønnsprosessen, usikkerhet rundt timer, tillegg og fravær – og dårligere oversikt på tvers av drift og økonomi.
Mange venner seg til at det er slik arbeidsflyten er. Timene sjekkes flere steder. Lønnsgrunnlaget kontrolleres og justeres før hver kjøring. Prosjekter, kunder og ansatte vedlikeholdes manuelt i flere systemer.

– Hvis du må kontrollere de samme tallene flere steder, er det som regel ikke et brukerproblem. Det er et systemproblem, sier Christian. 

Hva skjer når det faktisk fungerer?

Når integrasjonene fungerer godt, handler gevinsten om mer enn å spare tid.

– Den største forskjellen vi ser, er at virksomhetene får tillit til tallene sine, sier Christian.

Når data flyter automatisk mellom systemene, slipper man å kontrollere de samme opplysningene flere ganger. Det gjør lønnsprosessen enklere, men også tryggere. Samtidig blir kvaliteten på både lønns- og fakturagrunnlag bedre, fordi man reduserer manuelle feil og misforståelser underveis.
Med gode integrasjoner kan timer, tillegg og fravær flyte direkte til lønn. Prosjekter og kunder kan være synkronisert. Ansatte fører timer på riktig grunnlag, ledere får bedre oversikt, og lønns- og fakturagrunnlaget blir mer presist.
Kort sagt: mindre manuelt arbeid og bedre kontroll. 

Verdien ligger i flyten

Mange virksomheter bruker mye tid på å vurdere hvilke systemer de skal velge. Det er viktig, men ifølge Christian er det bare én del av bildet.

– Det viktigste er ikke bare hvilket system du har, men hvordan systemene henger sammen, sier han.

Når integrasjonene fungerer godt, blir systemene en del av én sammenhengende prosess. Når de ikke gjør det, blir hvert system fort en egen øy. Da oppstår friksjonen i overgangene: når timer skal bli lønn, når prosjektdata skal bli fakturagrunnlag, eller når ansattdata må holdes oppdatert flere steder. 

Slik kan det se ut med Visma

Behovene varierer fra virksomhet til virksomhet. Derfor må også integrasjonene tilpasses hvordan bedriften faktisk jobber. 

Visma Payroll

For virksomheter som bruker Visma Payroll, handler integrasjonen ofte om å gjøre lønnsprosessen enklere og mer forutsigbar.

– Ideelt sett skal lønn være en kontrollprosess, ikke en produksjonsprosess, sier Christian.

Det betyr at timer, tillegg, overtid og fravær allerede er beregnet og klargjort før dataene sendes videre til Payroll. Da slipper man mye av det manuelle arbeidet i forkant av lønnskjøringen, og risikoen for feil blir mindre.
Tidsbanken sørger for at lønnsgrunnlaget er ferdig beregnet og kvalitetssikret før det sendes til Visma Payroll. Samtidig kan ansattdata holdes oppdatert mellom systemene, slik at endringer ikke må registreres manuelt flere steder. 

Visma.net

For Visma.net handler mye om å sikre bedre kontroll på prosjekter, timer og fakturagrunnlag.
Utfordringen er ikke nødvendigvis at ansatte ikke fører timer. Utfordringen er ofte at de ikke har riktig grunnlag å føre på.

– Hvis prosjekter, delprosjekter og kunder ikke er synkronisert, blir det fort feilføringer og dårlig datagrunnlag, sier Christian.

Når dette henger sammen, blir det enklere å følge opp prosjekter underveis. Samtidig får virksomheten et mer presist grunnlag for fakturering og økonomioppfølging. 

Visma Business NXT

I Business NXT er behovene ofte mer komplekse. Her er det gjerne flere detaljer, flere prosesser og større behov for tilpasning.

Hvorfor krever Business NXT ofte en annen type integrasjon enn mer standardiserte løsninger?

– Business NXT brukes gjerne på ulike måter fra virksomhet til virksomhet. Noen har komplekse prosjektstrukturer, andre har egne rutiner for kostnader, fakturagrunnlag, ansatte eller timer. Derfor holder det ikke alltid med én fast integrasjon som skal passe alle, sier Christian.

For Tidsbanken har dette ført til at fleksibilitet har blitt en viktig del av løsningen.

– Vi har derfor vært nødt til å bygge en fleksibel og solid integrasjonsmotor som gjør at vi kan tilpasse flyten til kundens faktiske behov. Det gjør at vi kan løse veldig mange ulike caser, i stedet for å tvinge kunden inn i én standard prosess, forklarer han.

Målet er at integrasjonen skal speile hvordan virksomheten faktisk jobber i praksis.

– Det er ofte i detaljene man enten får god flyt eller møter utfordringer. Derfor må integrasjonen kunne håndtere variasjonene i hvordan kundene jobber med prosjekter, kostnader, timer og fakturagrunnlag, sier Christian. 

Hvor bør du starte?

Hvis du ønsker bedre flyt mellom systemene dine, bør du først se på prosessen slik den fungerer i dag.
Hvor opprettes ansatte? Hvor opprettes prosjekter og kunder? Hvor føres timer? Hvor kontrolleres grunnlaget før det sendes videre til lønn eller faktura?
Det er ofte i overgangene mellom disse stegene at feilene oppstår.

– Se etter steder hvor dere dobbeltfører eller dobbeltkontrollerer data. Det er ofte de tydeligste tegnene på at noe kan forbedres, sier Christian.

Mange har også nytte av å få et eksternt blikk på prosessene sine. I Tidsbanken jobber konsulenter med å kartlegge slike flyter og identifisere hvor det gir mest verdi å starte. Når man rydder opp i de riktige områdene, kan resultatet bli både mindre manuelt arbeid, bedre kvalitet og mer forutsigbare prosesser. 

Er dette relevant for din virksomhet? 

Dette er særlig aktuelt for virksomheter som jobber prosjektbasert, har ansatte som fører timer, bruker Visma til lønn eller økonomi, eller ønsker bedre flyt mellom systemene sine.
Når systemene henger bedre sammen, blir hverdagen enklere for både ansatte, ledere, lønn og økonomi.
 

Vil du se hvordan dette kan fungere hos dere?

Møtte du oss på Abacus Connect – eller kjenner du deg igjen i utfordringene?

Ta kontakt med oss, så ser vi på hvordan Tidsbanken kan passe inn i oppsettet deres, og hvilke integrasjoner som gir mest verdi i praksis.