Etter bare måneder kan Byggmester Hitland se produktivitetsøkning

Byggmester Hitland AS, en solid aktør innen bygge bransjen, har alltid hatt fokus på kvalitet og effektivitet. Likevel opplevde de utfordringer med timeregistrering, ressursstyring og oversikt over pågående prosjekter, noe som de fleste i bransjen sliter med. Dette gjorde at de begynte å se seg om etter et system som kunne forenkle og forbedre deres daglige drift. Etter en grundig vurdering falt valget på Tidsbanken – et system som har gitt dem en transformasjon i måten de jobber på.

Implementeringsprosessen

Grundig onboarding – en nøkkel til suksess

Implementeringen av Tidsbanken startet med en omfattende onboardingsprosess. I begynnelsen var det skepsis til behovet for så mange møter, men etter hvert ble det tydelig at denne strukturerte tilnærmingen var avgjørende.

"Vi forstod ikke i starten hvorfor så mange møter var nødvendig, men det viste seg å være avgjørende for prosessen" sier Berit fra administrasjonen.

Sammen med Tidsbanken-teamet gjennomførte Byggmester Hitland AS en workshop som ikke bare avdekket hvordan systemet kunne implementeres, men også bidro til å forbedre interne prosesser. Implementering av Tidsbanken var en perfekt mulighet for å jobbe med rutinene som påvirker de samme prosessene, blant annet har de blitt flinkere på massekontroll, sidemannskontroll og kitting av jobber – initiativ som styrker kvalitet og effektivitet.

"Vi så på det store bildet, og det kom opp mange spørsmål vi ikke engang hadde tenkt på selv," sier Aleksander, prosjektleder hos Byggmester Hitland AS.

Modenhetsanalyse – for bedre måling av gevinstene

Før implementeringen av Tidsbanken gjennomførte Byggmester Hitland AS en modenhetsanalyse for å kartlegge eksisterende prosesser og identifisere forbedringspotensialer. Denne analysen dannet grunnlaget for tilpasning av løsningen, samt en målemetode for å dokumentere forbedringer over tid.

"Ved å gjennomføre en modenhetsanalyse før implementeringen kunne vi tilpasse modellen vår og sette konkrete mål for forbedringer. Dette sikrer at gevinstene ikke bare er løse antydninger, men målbare forbedringer vi kan følge opp," sier Andreas fra Tidsbanken.

Gjennom regelmessige oppdateringer av modenhetsanalysen vil Byggmester Hitland AS kunne følge utviklingen og hente ut ytterligere verdier i fremtiden.

Ansattes involvering og engasjement

En viktig faktor for en vellykket implementering var å involvere de ansatte tidlig i prosessen. Gjennom intervjuer og dialog skapte de en følelse av eierskap til endringene.

"Vi møtte mye mer glede og entusiasme fra de ansatte enn det vi forventet," sier Aleksander.

Kickoff-møtet var også et viktig tiltak, hvor hele teamet fikk en grundig innføring i systemet og dets fordeler. Resultatet? Motivasjon og entusiasme fra første dag!

"Den største forskjellen mellom dere og andre systemleverandører er onboardingsprosessen. Andre leverandører har jo egentlig ikke en onboardingsmodell," sier Berit.

Gevinster etter implementering

Etter kun én måned med Tidsbanken er effektene allerede tydelige. Byggmester Hitland AS opplever bedre kontroll, høyere produktivitet og en mer strømlinjeformet arbeidshverdag.

Produktivitet og tidsbesparelser

Tidligere var det vanlig at arbeidsdagen startet med å skifte til arbeidstøy og forberedelser etter arbeidstidens start. Nå er de ansatte klare til å jobbe fra kl. 07.00, noe som har ført til betydelige tidsbesparelser.

"Før kom ansatte inn kl. 07.00 eller litt etter og begynte å skifte, nå er vi klare til å jobbe fra kl. 07.00," sier Lars.

Dette alene kan har spart selskapet 15 minutter per ansatt per dag – en årlig besparelse på over en halv million kroner!

"Vi sparer nå i gjennomsnitt 44 kroner hver dag per ansatt på grunn av færre forsinkelser. Om vi ganger dette med 230 arbeidsdager i året, kan vi estimere at vi sparer minst 506 000 kroner i året bare på dette," sier Bjørn.

Kulturendring og økt ansvarliggjøring

Ikke bare har effektiviteten økt – Byggmester Hitland AS opplever også en positiv kulturendring. Ansatte tar nå større ansvar for planlegging og gjennomføring av oppgaver, de har med denne løsning for et større eierskap til prosjektene.

"Vi har også opplevd kulturgevinster, som økt åpenhet og bedre ansvarliggjøring hos de ansatte," sier Aleksander.

Lars, som er prosjektleder hos Hitland, forteller også at en av deres BASer, som tidligere var motvillig til å lage ukeplaner, nå gjør dette av egen vilje etter oppfordring fra ansatte som er blitt mer interessert i eget timeforbruk og effektiviteten i prosjektene som følger av Tidsbanken-prosessen.

Forenkling av arbeidsprosesser

Tidsbanken har også bidratt til en forenkling av administrative oppgaver, blant annet ved automatisk registrering av tillegg som kjøregodtgjørelse, bompenger og verktøygodtgjørelse.

"De ansatte opplever en bedre hverdag med færre systemer og manuelle rutiner å forholde seg til," sier Aleksander.

Konsulent Andreas Skimmeland fra Tidsbanken påpeker at det er en enorm glede å kunne både forenkle hverdagen til de ansatte samtidig som man forbedrer datagrunnlaget til lederne.

"Det er ytterst vanskelig å få til en forenkling for de ansatte samtidig som vi øker kvaliteten på data og rapporter. De gøyeste prosjektene mine er når vi klarer å levere gevinster til alle ledd i organisasjonen!"

Veien videre

Byggmester Hitland AS ser store muligheter i å videreutvikle bruken av Tidsbanken. Med systemet på plass ønsker de å hente ut enda mer verdi gjennom analyser og rapporter, men også langsiktig dyrking av en kultur der de ansatte har et bevisst forhold til prosjektets fremgang og suksess.

"Vi forventer enda mer produktivitetsøkning etter hvert," sier Aleksander.

Han nevner også at de nå utfordrer andre systemleverandører til å tilby en prosess nærmere det de har erfart med Tidsbanken – en tydelig indikasjon på at samarbeidet har vært en suksess!