Timelister på papir hører fortiden til. Med hjelp av Tidsbanken forenkler Hob Gods AS sin lønnskjøring, noe som årlig sparer dem for et kvart årsverk. Selskapet er opptatt av kvalitet, og besitter stor fagkompetanse hos sine ansatte. For å opprettholde kompetansen er dokumentasjon og informasjon viktige komponenter. Da er det viktig med et fleksibelt system som håndterer dette.
Tidsbanken har den siste tiden valgt å spesialisere sin kompetanse omkring transportnæringen. Det har gjort at de har utviklet en mer robust og fleksibel løsning for denne bransjen, slik at de enklere kan takle utfordringene som møter dem.
Les mer om løsningen: Tidsbanken Sjåførportal
Vi tok praten med Atle Sølberg som er daglig leder i Hob Gods AS om hvordan de bruker Tidsbanken til å gjøre arbeidshverdagen enklere og mer effektiv.
-Med å bruke Tidsbanken får vi en enkel måte å få registrert korrekt lønnsgrunnlag på, alle ansatte fører tid fra kortlesere eller sine egne mobiler i sanntid, forteller Sølberg.
Selskapet tok i bruk Tidsbanken i 2014 og hadde i tiden før dette manuelle timelister på papir. Det førte til gjettekonkurranser og mye manuelt arbeid i slutten av hver måned.
-Vi brukte mye tid på å tyde timelistene vi fikk inn, for så å føre disse manuelt over til lønn. Heldigvis er den tiden forbi nå, forteller han.
Sølberg anslår at de med hjelp av Tidsbanken sparer omkring 250 000,- kr. rent administrativt med å unngå tidkrevende manuelle jobber med timelister og lønn.
Med å la ansatte føre tid i sanntid får man et riktig faktagrunnlag for timene man skal lønne de ansatte for. De som lar ansatte levere timelistene sine i slutten av uken eller måneden får ofte feile timer inn. Dette resulterer i feil lønnsutbetaling, eller mye rette-jobb for ledere.
Kvalitet i alle ledd
I tillegg til å levere timelister på nett, har Tidsbanken også lagt stor vekt på å samle viktige verktøy i ett og samme system. Derfor har de lagt opp muligheten for enkel avviksregistrering, samt en egen kvalitetshåndbok tilgjengelig i systemet.
Hob Gods AS har brukt mye tid på å digitalisere sjåførhåndboken sin og få lagt denne inn i Tidsbanken.
-I Tidsbanken har vi lagt inn en utvidet versjon av sjåførhåndboken vår, slik at alle sjåførene har tilgang på dette oppslagsverket rett fra sin egen lomme, forteller Sølberg.
I tillegg til å tilgjengeliggjøre alt av informasjon i et oversiktlig oppslagsverk, har Hob-Gods også laget rutinebeskrivelser som ansatte må kvittere på at de har utført.
-Vi har for eksempel daglig uttakskontroll av bilene våre som sjåførene må gjennomgå i Tidsbanken. Da krysser de av for oppgavene som er utført, sier Sølberg.
Sjåførene fører inn hvilket kjøretøy det gjelder, deretter kontrollerer de listen som er opprettet, og tilslutt kvitterer de ut oppgavene som blir gjennomført. Da har leder alltid oversikt og dokumentasjon på at rutinene faktisk blir utført av alle sjåførene.
-Tidligere prøvde vi oss på papirlister for å få dette til, men det ble for tungvint. Etter 14 dager sklei det ut, og man sluttet å fylle det ut, forteller Sølberg.
Etter at de gikk over til digitale sjekklister merket de en markant forbedring.
-Nå blir faktisk listene gjennomført og sendt inn. Vi får i fellesskap et større fokus på det, og kvaliteten blir helhetlig, og ikke tilfeldig, basert på hvilken ansatt det gjelder, forteller han videre.
Selv om Hob Gods AS er spredt på ulike lokasjoner i landet har Sølberg som sitter sentralt alltid god kontroll på at de 100 kjøretøyene deres alltid vedlikeholdes riktig. Sjekklistene skaper tryggere og sikrere rammer for sjåfører og kunder.
Trygge valg
For mange har situasjonen rundt virusutbruddet krevd at man må ta valg for å bedre situasjonen til bedriften. Selv måtte Sølberg tidlig permittere ansatte under krisen.
-Selv om vi måtte permittere noen av de ansatte, har de aller fleste returnert til arbeid nå, forteller han.
Sølberg forteller at de merket en liten endring i markedet hvor stykkgods relatert mot kjøpesentre (klær, sko osv.) sank i omfang. Samtidig så økte transport av matvarer og næringsmidler, slik at det hele totalt sett jevnet seg ut.
Aldri har det vært viktigere å ta trygge og riktige valg. Tidsbanken gir deg verktøyene som muliggjør en enklere og mer riktig beslutningstaking.
Papirlister hører fortiden til. Unngå tidkrevende og manuelle oppgaver, samtidig som du kvalitetssikrer de rutinene man har. Det skaper et tryggere grunnlag for både ledere og ansatte i tiden fremover.
Hob Gods AS er et godstransport-selskap med hovedtyngden i Midt-Norge og har avdelinger i Orkanger, Trondheim, Kristiansund, Molde og på Rudshøgda.
Selskapet består av 100 biler og 130 ansatte.
Selskapet tar oppdrag nasjonalt og internasjonalt og jobber fra følgende motto:
«Det skal være en positiv opplevelse å bruke Hob Gods"
