-Et koselig samarbeid
Kafé Koselig og Hotell Koselig har ved hjelp av Tidsbanken fått en enklere og mer effektiv hverdag. Alt av frustrerende arbeid rundt arbeidstid og lønn er luket bort, og tiden kan brukes på andre viktigere oppgaver. Med Tidsbanken har de ikke bare et system som gjør ting enklere, men samtidig en rådgivende samarbeidspartner som støtter dem rundt utfordringer de har med arbeidstidsreglement, effektivisering, endring og eventuell dokumentasjon til myndighetene.
En Koselig reise
Vi tok praten med Mette Bergdal som er daglig leder for Kafé Koselig for å høre om deres reise, og hvordan Tidsbanken har hjulpet dem med å nå de målene de har satt seg. Selv har Mette lang fartstid fra bransjen, og hennes reise startet allerede tilbake i 1989. Sammen med hennes daværende kjæreste og senere ektemann, startet de sitt første gatekjøkken for mer enn 30 år siden, den gang stod pizza, burgere og pølse på menyen. Nå har Mette og ektemannen beveget seg videre, og i 2010 startet de Kafé Koselig.
-Vi trivdes godt som grillrestaurant, men skjønte at tiden var moden for enda større utfordringer, forteller Mette.
I 2010 fikk ekteparet Bergdal nemlig muligheten til å starte opp driften av den nye kaféen på Falksenteret på Kyrksæterøra i Heim kommune, noe de takket ja til.
-Og med det var Kafé Koselig født, smiler Mette.
Siden den gang har driften gått strålende og i 2017 anskaffet de seg også et hotell, der navnet selvfølgelig måtte bli «Hotell koselig». I 2018 omsatte Kaféen og hotellet samlet for over 30 millioner, der de satt igjen med et overskudd på 5 millioner.
-Vi er så heldige å ha stødige ansatte, som utgjør 17 årsverk, som står på og har sammen med oss et brennende ønske om å få til dette her prosjektet. Så langt føler vi at har lyktes, sier Mette.
Slutt på manuelle timelister
I 2017 ble det tydelig for Mette Bergdal at de hadde behov for et system som kunne hjelpe dem med å effektivisere timelistene til de ansatte. Når de da gikk fra å kun ha Kafé Koselig, til å anskaffe seg Hotell Koselig i tillegg, ble det et enda større behov for å effektivisere jobben rundt timelister og lønn. Med Tidsbanken kunne de dermed samle ansatte i ett system, og da leie ut ansatte fra Kafèen og over til hotellet. Hun så da alltid hvem som jobbet hvor, og fikk grunnlaget som trengtes for enkelt å fakturere mellom selskapene.
Før hun skaffet seg Tidsbanken kunne hun bruke flere dager på å kjøre lønn, det hele tok svært lang tid, og ble etterhvert noe hun gruet seg til hver måned.
-Nå bruker jeg ikke lange tiden på lønn, og det hele kan gjøres med kun noen få tastetrykk, samtidig som jeg kan gjøre det når og hvor som helst, forteller Mette.
Tariffavtalen for Hotell- og Restaurantnæringen innebærer at ansatte skal ha utbetalt flere forskjellige tillegg basert på dager og klokkeslett. Manuelle utregninger av dette er tidkrevende og kan åpne for feil.
-Med Tidsbanken regnes alt ut automatisk, noe som ikke bare sparer meg for tid, men som også gir de ansatte den tryggheten de fortjener på at lønn alltid er riktig, sier hun.
Det hele resulterer i at Mette nå kan bruke tiden sin på andre ting, istedenfor at lønn skal ta opp flere dager i måneden for henne.
- Jeg vil anslå at vi sparer cirka 75 000,- i året kun på forenklet lønnskjøring ved hjelp av Tidsbanken, forteller hun.
Digitale Personallister
Ifølge bokføringsloven § 3a er restauranter og serveringssteder pålagt å føre personallister, og selve hensikten med loven er å bekjempe svart arbeid og beskytte arbeidstagere.
En personalliste skal gi en oversikt over hvem som er på jobb til enhver tid, inkludert ulønnede og innleide. Listen skal inneholde ansattes navn og fødselsnummer eller D-nummer, når den ansatte startet og avsluttet arbeidsdagen sin og bedriftens organisasjonsnummer.
Skatteetaten tilbyr en papirbasert personalliste som virksomheter som er underlagt kravet om personallister kan bestille. Papirbaserte lister åpner for feil og mangler, noe som vil resultere i gebyrer og hyppigere kontroller fra Skatteetaten. For Kafé Koselig var dette en av grunnen til at de bestemte seg for å begynne å bruke Tidsbanken. Les mer om digitale personallister her.
-Ansatte stempler seg bare inn når de kommer på jobb, og ut når de går hjem, og da ligger personallisten klar med all lovpålagt informasjon, helt enkelt, forteller hun.
Et stort pluss er at i tillegg til at personallisten alltid er oppdatert, så vil også lønnsgrunnlaget automatisk legge seg i timelisten. Dette fører dermed til at de ansatte ikke glemmer seg, og listene vil ikke inneholde mangler.
-Før når vi brukte papirlister for personallisten var det mye enklere for ansatte å glemme å skrive seg inn, noe som selvfølgelig skjedde, sier hun.
Effektiv planlegging med nettbaserte vaktlister
En nettbasert løsning for vaktplanlegging gjør jobben mye enklere for ledere, deriblant Mette. Blant annet har alle ansatte tilgang til vaktlisten på sin egen telefon, og alle endringer i vaktplanen blir umiddelbart oppdatert og synlig for dem. Da kan man heller la de ansatte følge med på mobilen sin om når de skal på jobb, slik at du unngår unødige telefoner og spørsmål fra ansatte som er usikre på hva planen egentlig er.
(Les mer om hvorfor man ikke bør bruke Excel til vaktplanleggingen)
-Med Tidsbanken har ansatte vaktlisten tilgjengelig rett i sin egen lomme, noe som gjør at de alltid er oppdatert på når de skal på jobb. Det er enkelt for dem, og samtidig slipper jeg å svare på de samme spørsmålene angående vaktlisten om og om igjen, forteller Mette.
Selv bruker hun vaktlisten flittig, og kan enkelt planlegge ansatte i repeterende arbeidsplaner, eller legge inn enkeltvakter som hun selv ønsker.
-Jeg kan enkelt se i vaktlisten om det er ulike dager det mangler folk på. På den måten kan jeg fylle alle eventuelle hull i løpet av en uke, og dermed alltid være sikker på at alle vakter er dekket, sier hun videre.
I tillegg er Mette stor tilhenger av vakttorget i Tidsbanken. Her kan ansatte bytte vakter seg imellom, og med få tastetrykk godkjenner hun et bytte, og med det er vaktplanen oppdatert.
-Vaktlisten i Tidsbanken er bare helt genial, forteller hun.
Mer enn et system
Uavhengig av bransje stilles det strenge krav til dokumentasjon fra myndighetene omkring blant annet arbeidstid og IK-Mat. Som daglig leder i Kafé Koselig er dette noe Mette også har kjent på.
-Vi fikk selv kontroll av arbeidstilsynet og fikk en rekke krav til dokumentasjon som vi måtte fremvise. Da var det godt vi hadde Tidsbanken som system og leverandør, forteller hun.
Rådgivere hos Tidsbanken hjalp Mette med å hente ut riktig informasjon fra systemet, samtidig som de kunne gjennomgå alt av arbeidstidsreglement som ble brukt, og optimalisere dette for å dekke lovkravet på en best mulig måte. Tidsbanken har i over 20 år spesialisert seg på norske arbeidstidsregler, og er opptatt av å hjelpe kundene sine med dette. Norge har blant verdens mest kompliserte arbeidstidsreglement og det er nettopp derfor det er viktig å vite at man har en partner som kan gi den støtten og rådgivningen som er nødvendig.
Selv fryktet Mette at det kom til å bli alt for omfattende å sette i gang med et nytt system som Tidsbanken, men dette har gått over alle forventninger.
-Med trygge rådgivere som hjelper deg i gang, og et oversiktlig system har jeg nå det verktøyet jeg trenger for en enklere og mer effektiv hverdag, avslutter Mette med.
