I lang tid har norske bedrifter sverget til Excel for planleggingen av sine ansatte. Om man skulle begynne å lage vaktplaner i Tidsbanken i stedet, hva ville vært forskjellen?
Vaktplanlegging er en helt kritisk del av arbeidshverdagen til mange bedrifter. Det er kanskje ikke ansett som den mest spennende oppgaven som må gjøres i løpet av arbeidsdagen, men det er i de fleste tilfeller en helt nødvendig funksjon for å få driften til å gå rundt.
Excel har lenge vært det foretrukne verktøyet for vaktplanlegging for et stort flertall av bedrifter i Norge. Nå ser vi dog et skifte fra Excel og over til mer moderne og fleksible løsninger for planlegging.
En utdatert løsning
Planlegging ved bruk av Excel er preget av mange manuelle operasjoner, noe som lett spiser opp tiden til ledere. Det tar mye tid å oppdatere og administrere systemet, samtidig som sjansen for feil øker når man legger inn data manuelt. I tillegg er det slik at systemene i Excel ofte er utviklet og driftet av 1 nøkkelperson, noe som gjør at du plutselig sitter med en virksomhetskritiskperson, uten mulighet for å få andre til å overta eller hjelpe.
Viktigst av alt er det slik at du i Excel ikke har mulighet til å planlegge opp mot viktige nøkkeltall, noe som fjerner alle muligheter til å planlegge mer lønnsomt.
Planlegg ut fra viktige nøkkeltall
Tall fra SSB viser at 4 av 10 utgiftskroner går til lønn.
Det betyr at det er ekstremt viktig å ha kontroll på denne utgiften. De fleste planlegger nå på bakgrunn av dette, og de som fortsatt bruker Excel mister denne og mange flere muligheter i planleggingen. Med å bruke nettbaserte vaktlister vil du kunne planlegge ut fra viktige måltall, om det for eksempel er lønnskostnader eller lønnskostnadsprosent, og samtidig da bruke dette opp mot budsjettene du har laget i planleggingen. For mange bedrifter er det lange åpningstider noe som betyr at det er mange timer som kan justeres på. Og med små marginer teller hver eneste krone spart.
Vår erfaring er at det viktigste måltallet når man skal planlegge er OPAT. Det er fordi det er ekstremt viktig å putte arbeidstimene og lønnskostnadene der du får mest utbytte av de. Man bør bemanne etter omsetning per time, slik at man kan sette inn timer på de riktige stedene. Mange planlegger kun ut fra lønnskostnader, og ønsker ofte å planlegge med den aller billigste arbeidskraften. Problemet er at det ofte er antatt dyrere arbeidskraft som kanskje selger og omsetter mest. Hva er da mest lønnsomt i planleggingen?
>Les om hvordan Godt Brød bruker Tidsbanken for å optimalisere sine vaktlister ved hjelp av OPAT
Er nettbaserte vaktlister løsningen?
Absolutt. I dag finnes det flere ulike nettbaserte løsninger for vaktplanlegging som gjør jobben mye enklere for ledere. Har du en nettbasert løsning vil ansatte ha tilgang umiddelbart på sin egen telefon. Alle endringer du gjør blir umiddelbart oppdatert og synlig for alle ansatte. Med Tidsbanken sine vaktlister kan du enkelt planlegge mer lønnsomt på bakgrunn av de nøkkeltallene som er viktig for dere. En stryke er at du i tillegg har stempling i samme system, slik at registrering av arbeidstid vil kunne speiles mot vaktplanen. I tillegg unngår du å måtte dele oppdateringer av vaktlistene som er laget i Facebook-grupper eller på e-post. La heller de ansatte følge med på mobilen sin om når de skal på jobb, slik at du unngår unødige telefoner og spørsmål fra ansatte som er usikre på når de faktisk skal på jobb.
Med å slutte å bruke Excel vil du:
- Ha en lett tilgjengelig og oppdatert vaktplan rett på mobil
- Gi ansatte mulighet til å bytte vakter med hverandre
- Legge ut ledige vakter
- Planlegge mer lønnsomt
- Spare timevis med manuelt arbeid
