Patrick Nordkvelle er varehussjef for MegaFlis på Alnabru i Oslo, og med enorm vekst den siste tiden er han nødt til å kunne optimalisere bemanningen av de ansatte. Behovet for å kunne planlegge ansatte på en enkel og god måte er gjeldende for veldig mange bedrifter nå for tiden.
Patrick Nordkvelle utenfor MegaFlis Alnabru i Oslo hvor han er varehussjef.
Patrick Nordkvelle er varehussjef for MegaFlis Alnabru i Oslo, og vi tok praten med han om hvilke utfordringer han møter i arbeidshverdagen.
Som varehussjef i en av de største butikkjedene i landet, og med nærmere 50 ansatte under seg, er det visse ting som skiller seg ut som større utfordringer enn andre. For Patrick er systemer som forenkler og effektiviserer arbeidet helt avgjørende å ha i ryggen.
Nøkkelen til riktig bemanning
For Patrick er en av de viktigste jobbene å optimalisere bemanningen av de ansatte.
-Vi har nå kjempevekst for tiden, så den største utfordringen er å optimalisere bemanningen, og få på plass de riktige ansatte til riktig tid, forteller Nordkvelle.
Selv oppretter Nordkvelle turnuser som rulles ut på alle ansatte, samtidig som han hver dag er innom vaktlisten for å kontrollere og justerer eventuelle endringer som kommer underveis. Skal du lykkes i markedet i dag er man helt avhengig av å ha et digitalt og fleksibelt system som gjør bemanningen enkel.
-Selv vet jeg om flere ledere som fortsatt bruker Excel i vaktplanleggingen. Det er både tidkrevende, samtidig som det åpner opp for feil, forteller Nordkvelle.
Les mer om hvorfor du ikke bør bruke Excel i vaktplanleggingen her.
Alle varehusene til MegaFlis har siden 2011 brukt Tidsbanken, og har med dette en fleksibel og moderne vaktliste som brukes til å planlegge de ansatte på en best mulig måte.
Planlegging i Tidsbanken er enkelt og brukervennlig. Bruk det til å legge inn turnuser eller enkeltvakter, og bemann ansatte basert på de måltallene som legges inn. Planlegg opp mot budsjetter, omsetning og ressurser.
Samtidig bør man ta i bruk vakttoget slik at ansatte kan ønske seg ledige vakter, eller bytte vakter seg imellom. Alle endringer du som leder da gjør i vaktplanen vil automatisk oppdatere seg og øyeblikkelig være tilgjengelig på alles mobiler.
Økonomisk suksess
MegaFlis er Norges største på salg av fliser, VVS, baderomsmøbler, dusjkabinett, elektro, og gulvvarme. MegaFlis har siden 1997 tilbydd et bredt utvalg av kvalitetsvarer, billigst mulig, i flotte butikker over hele landet.
Den siste tiden har de også opplevd en enorm kunde- og omsetningsvekst.
-Vi er i en veldig god posisjon for tiden, og alle piler peker i riktig retning, forteller Nordkvelle.
Det ligger flere faktorer bak dette, og en av dem er konseptet som MegaFlis tilbyr.
-MegaFlis har et solid og gjennomprøvd konsept som kundene liker. Vi tilbyr et bredt utvalg til gode priser, og skiller ikke mellom proff og forbruker. Her få alle den samme prisen, forteller han.
I tillegg har situasjonen denne våren gjort at flere og flere ønsker å pusse opp hjemme.
-Alle er plutselig på hjemmekontor og mye hjemme. Vi har merket at flere da ønsker å pusse opp og gjøre det finere hjemme, sier Nordkvelle.
Samtidig har Norges Bank satt ned renten, noe som gjør at de som ikke har mistet jobben eller blitt permittert har fått bedre råd enn noen gang.
-Mange har bedre råd, samtidig som de ikke skal bruke penger på reise denne sommeren. Da bruker de gjerne pengene på hjemmet eller hytta for å oppgradere, forteller han videre.
Uavhengig av situasjonen rundt COVID-19 denne våren, har MegaFlis de siste årene jobbet systematisk med forbedringsarbeidet sitt for å effektivisere driften.
- Vi har optimalisert drift, sortiment og bemanning kontinuerlig det siste året og ser resultater av det nå uavhengig av situasjonen rundt virus-utbruddet, forteller han.
En medarbeider som benytter Tidsbanken på maskinen på bakrommet.
Dypdykk i sykefraværet
En av de viktigste faktorene for å lykkes som ledere i dag er å ha innsikt i egen drift. Det betyr at tall og rapporter om bedriftens situasjon er avgjørende om man skal ta de riktige beslutningene.
-Noe av det Tidsbanken hjelper oss med er å gi gode rapporter i sanntid, forteller Nordkvelle.
Sykefravær og egenmeldinger er en av oppgavene han bruker mye tid på, slik at han kan følge opp ansatte på en god og riktig måte.
-Tett oppfølging av fravær er avgjørende for å få ned sykefraværet, forteller han videre.
Tidsbanken tilbyr flere ulike fraværsrapporter slik at nærmeste leder enkelt kan følge opp ansatte på en riktig og ryddig måte. Innsikt i bedriftens egne tall er helt avgjørende for en best mulig drift av selskapet. Det hjelper deg med å få motiverte og ivaretatte medarbeidere.
For Patrick Nordkvelle er det beste med å bruke Tidsbanken selve brukergrensesnittet.
Selv har han erfaring fra lignende systemer fra tidligere, men det er nettopp i brukergrensesnittet Tidsbanken skiller seg ut mener han.
-Som leder navigerer du deg lett rundt i systemet, slik at du fort finner det du er på jakt etter, og som ansatt får du enkelt oversikten over vaktplanen og informasjon knyttet til den, avslutter han med.
