Slik fikk Bergen Kaffebrenneri mer tid til kundene

Med ansvar for både ansatte, drift og administrasjon, ble hverdagen fort travel for daglig leder, Line Ådland, ved Kaffebaren Bergen Kaffebrenneri. Etter å ha ført timer for hånd og brukt tid på manuelle rutiner, fant de løsningen i Tidsbanken. Resultatet? Mer effektiv planlegging og bedre oversikt – både for ledelsen og for de ansatte. 

Tiden før Tidsbanken 

I hjertet av Møhlenpris i Bergen, like ved bystranden på Marineholmen, holder Bergen Kaffebrenneri til. Den kjære nabolagskafeen, med 15–17 deltidsansatte har stor aktivitet – særlig i sommerhalvåret. 

Før de tok i bruk Tidsbanken, førte hver ansatt arbeidstiden sin for hånd i en perm. Det var fort gjort å glemme det, og å holde oversikten ble tidkrevende og upraktisk for daglig leder ved Kaffebaren, Line. 

"Det å rekke over det administrative og ligge foran på dette har vært det mest utfordrende. Det gikk for mye tid med på manuell oppfølging" sier Line om slik det var.  

Et fint skifte 

Med begrenset tid til administrasjonsarbeid, presset det seg frem et behov for digital timeføring, og valget falt på Tidsbanken etter en anbefaling fra en kunde.  

Line trekker frem at implementeringen var en smidig prosess med en tilgjengelig konsulent.

“Jeg tok kontakt, og allerede uken etter var vi i gang med implementeringen. Det hele gikk smertefritt og vi hadde en veldig hyggelig oppstartskonsulent”  

"Jeg har to administrasjonsdager i uken og trenger at ting går kjapt. Med Tidsbanken får jeg oversikt og fleksibilitet på en helt ny måte." 

Systemet er også godt mottatt av de ansatte. Nå opplever de ansatte det som enkelt å finne egne vakter, bytte ved behov, og følge med på egne timer – rett fra mobilen. 

De ansatte trekker også selv frem tilgjengelighet og brukervennlighet ved systemet: 

"Det er veldig oversiktlig med vaktplanen nå, og det er fint å ha det digitalt fra mobilen, med et stort pluss med enkel inn og utstempling". De ansatte uttrykker også at det er fint å se at Line har mindre styr med planlegging nå enn tidligere. “Det har vært et fint skifte”, forteller en ansatt.  

Daglig leder ved Kaffebaren i Bergen Kaffebrenneri vil bruke tid der kundene er, og mindre tid på administrativt arbeid. 

Vaktplanen- en favoritt 

Line forteller om en enklere hverdag, og vil ikke gå tilbake til manuelle lister. 

«Det var tungvint og uoversiktlig, med papirlister og Excel-dokumenter. Nå har alle full tilgang til egne planer og timer – noe som skaper eierskap og trygghet» forteller Line. 

Vaktplanen gir de ansatte en etterlengtet oversikt over arbeidshverdagen. Med mulighet for å synkronisere vaktplanen med egen kalender, har de ansatte alltid den oppdatert versjonen av vaktlisten tilgjengelig og de har full oversikt over hvem de skal jobbe sammen med eller hvem som skal avløse dem. De kan i tillegg legge ut en planlagt vakt på vakttorget, slik at den blir synlig for andre ansatte som kan ønske seg den. Vaktplanen i Tidsbanken er en samarbeidsplattform som har gitt de ansatte i Kaffebrenneriet en mer forutsigbar hverdag.  

"Vaktplanen er det jeg liker aller best – den gir meg full kontroll i en travel hverdag og det er lett å gjøre endringer og tilpasse. Nå går vaktplanleggingen mye fortere, og lønnskjøring er enkelt og kjapt i forhold til før, da jeg måtte gå gjennom alles Excel-ark med timer.. Alt har rett og slett gått overraskende bra. Alle er fornøyde – det har gjort det enklere for alle parter". 

Veien videre 

Daglig leder Line, ser at tidsbesparelsen hun har hatt til nå, bare er begynnelsen.  

Med stadig flere ansatte og skiftende skiftmønstre, er målet å bruke Tidsbanken enda mer aktivt fremover – og hente ut enda større effekt av planlegging og drift.  

Dette liker Bergen Kaffebrenneri spesielt godt med Tidsbanken: 

• 📅 Vaktplanlegging – oversiktlig og fleksibelt 

• ✍️ Timeregistrering – digital og effektiv 

• 🚀 Lønnskjøring – mye raskere enn før 

• 🔄 Mulighet for raske endringer ved sykdom og fravær