Mange transportbedrifter har komplekse behov for timeføring. For Ola Heimveg er det viktig at han får både lønns- og fakturagrunnlag fra samme system. Tid spart gir tid til utvikling og effektivisering av selskapet.
Ola Heimveg AS driver med næringstransport av blant annet melk fra melkebønder. Vi tok praten med Ola som selv er daglig leder, for å høre om hans første møte med Tidsbanken.
Vi hadde vært på jakt etter et system i en lengre periode som kunne hjelpe oss med å digitalisere timelistene og effektivisere fakturering og lønn. Vi hadde som mål å spare inn en arbeidsdag per måned på dette, forteller Ola Heimveg.
Selv om han vanligvis ikke pleier å takke ja til samtaler med selgere, er han glad for at han takket ja når en av Tidsbanken sine bransjerådgivere ønsket å vise han mulighetene systemet hadde.
For oss gir det en enorm verdi at systemet kan levere både lønnsgrunnlaget til de ansatte, samtidig som det også danner fakturagrunnlaget til oppdragsgiverne våre. Alt samlet i samme system, forteller han.
Faste oppdrag – Faste priser
For Ola og gjengen består det meste av kjøringen av faste oppdrag og aktiviteter. Oppdragene og aktivitetene har faste priser, og dermed er det viktig at hver enkelt sjåfør får registrert inn riktig bil, samt riktig oppdrag og rute. Med dette ligger den riktige informasjonen inne på de ansatte, slik at de kan lønnes riktig i henhold til de oppdragene og rutene som er kjørt.De ansatte lønnes for oppdraget og ruten, ikke timene som registreres inn i systemet. Men det at timene kommer inn gir oss en enorm gevinst i henhold til dokumentasjon, forteller Ola videre.
Sjåførene registrerer arbeidstiden sin med ruter og aktiviteter, og da er både lønns- og fakturagrunnlag på plass, raskt og enkelt. Denne informasjonen kan også brukes som dokumentasjon om det skulle føres tilsyn på bedriften.
Sjåførene slipper nå å fylle ut all denne informasjonen selv på papir.
De ansatte har ikke klaget på overgangen til et digitalt system enda, og slipper nå å fylle ut all denne informasjonen på papir, forteller Ola fornøyd.
Sparer tid på innsamling av papirer fra hver bil
En av de store og merkbare endringene etter Ola Heimdal gikk over til en digital løsning for timefangst var at permene med papir i hver bil kunne kuttes ut.
I slutten av hver måned måtte jeg bruke masse tid på å samle inn papirer og timelister fra hver enkelt bil, forteller Ola.
Dette var en enormt tidkrevende prosess som nå endelig er skrotet. Tidligere kunne han bruke 2 dager på lønn hver måned. Når ulike ruter og aktiviteter gir ulik lønn, ble det mye å holde oversikten over. I tillegg får sjåførene nå også registrert inn km-stand per bil og dieselfyllinger som han enkelt kan hente ut rapporter på. Det er derfor tid spart på utregninger, og innhenting av alle disse papirene.
Alt av informasjon finner han nå rett i Tidsbanken.
Tiden med innsamling av papirer og tyding av timelister er forbi, og hverdagen er nå betydelig enklere.
Trygt i gang
Sammen med en fast konsulent kom Ola Heimveg trygt i gang med systemet. Det innebar at de kunne gå igjennom utfordringene han satt med, og finne den beste løsningen for hans utfordringer.
Jeg kunne diskutere frem og tilbake med min konsulent slik at vi fikk på plass de tingene som var viktig for oss og som ville dekke våre behov, sier Ola.
Videre ønsker han å ta i bruk enda flere deler av Tidsbanken og videreutvikle bruken steg for steg. Uansett ser han allerede mange fordeler med systemet.
Vi bruker omtrent like mye tid på fakturagrunnlaget som før, men nå får vi i tillegg lønnsgrunnlaget med. Jeg regner med god besparing fremover, etterhvert som sjåførene stadig blir bedre på bruken av systemet, avslutter Ola med.
