Riktig timeføring mot prosjekter trenger ikke være komplisert. Med Tidsbanken har PSW Technology et system som er fleksibelt og enkelt i bruk for ansatte i alle selskapene sine. Stempling av timer mot prosjektene er webbasert og skjer enten på stasjonære skjermer, eller ansattes egne mobiler. Prosjekttimene føres automatisk over til ERP-systemet deres, samtidig som timegrunnlaget i Tidsbanken også genererer alt av pålagte tillegg, slik at lønnsgrunnlaget også er klart.
Vi tok praten med Øystein Huus i PSW Technology for å høre med dem hvordan Tidsbanken brukes til timefangst for dem og deres selskaper. Øystein har vært IT manager i PSW Technology de siste 13 årene og var med i prosessen når selskapet anskaffet seg Tidsbanken for 8 år siden.
-Tidligere brukte vi manuelle timelister for føring av timer mot prosjektene våre, og etter hvert fikk vi et behov for å ha et system for dette istedenfor, forteller Øystein.
Å bruke manuelle papirlister var en svært tidkrevende prosess, samtidig som det gjerne åpnet for feilføring av timer, spesielt ved bytting av prosjekter i løpet av dagen. Dette førte til at de ofte kunne miste timekontrollen over prosjektene.
PSW Technology er en leverandør av produkt, systemer og tjenester til olje- og energiindustrien. Selskapet ble startet i 2007, og har i løpet av disse årene vokst betraktelig i både ansatte og omfang. Etter hvert som både kundemassen og antall prosjekter har økt, har verktøy som Tidsbanken hjulpet dem med å holde oversikt over timeforbruk i prosjekt, og samtidig frigjort timer som før ble brukt på manuelt arbeid.
Samspill mellom systemene
Før PSW Technology anskaffet seg Tidsbanken ble timeføringen gjort manuelt på papirlister. De hadde behov for et webbasert timeføringssystem som hadde mulighet til å «snakke» med andre ERP-systemer. På markedet fantes det ikke mange som leverte akkurat dette.
-Etter å ha vært på jakt etter et system en stund var det til slutt kun Tidsbanken som kunne dekke alle våre behov, forteller Øystein.
Selskapet hadde behov for å effektivisere måten de fanget tiden på. Det betydde at de var nødt til å skaffe seg et system som var enkelt for ansatte å bruke, slik at timeføringen ikke ble en flaskehals.
For det første måtte stemplingen være fleksibel(Moderne stemplingsur). Basert på hvor og hva du jobbet med brukte de enten stasjonære stempleskjermer som de ansatte førte tid mot ved å stemple med adgangskortene sine mot en kortleser, eller mobiltelefonene sine for dem som trengte å kunne stemple tid fra andre lokasjoner. I tillegg var funksjonen for å føre tid mot prosjekter og bytte mellom de ulike prosjektene man arbeidet på i løpet av dagen gjort så enkel og brukervennlig som mulig.
-For oss var det utrolig viktig å skaffe oss et system som var enkelt for alle ansatte å bruke, forteller han videre.
Selv bruker selskapet et eget ERP system for sine egne prosesser og prosjektstyring. Nylig byttet de ERP-system fordi de hadde vokst ut av det gamle systemet og trengte et nytt system som kunne håndtere de nye betingelsene og utfordringene selskapet nå stod ovenfor. Her var Tidsbanken et viktig rådgivende organ i forbindelse med hvilke systemer som kunne være aktuelle.
Som timeregistreringssystem står Tidsbanken fortsatt sterkt hos PSW Technology, og vil være en viktig brikke for dem i fremtiden også.
-Tidsbanken er helt uvurderlig for oss når det kommer til timefangst, og for oss er det det mest komplette systemet i markedet, forteller Øystein.
Egen spesialitet
For bransjer som jobber ut mot oljesektoren er det flere ulike utfordringer som skal løses. En av dem som skaper mye hodebry i forbindelse med timeføring og lønning av ansatte, er tillegg. For PSW er det en rekke forskjellige tillegg som brukes i forbindelse med arbeidet.
-I vår bransje er vi avhengige av et system som er fleksible ved utregning av tillegg, forteller han.
For dem er de avhengig av et system som kan regne ut tillegg for arbeid på natt, kveld, offshore og mer.
Utfordringen er at disse gjerne skal slå inn på bakgrunn av en rekke ulike parametere. I tillegg er det ofte ulike parametere for de ulike selskapene, noe som betyr at et timeregistreringssystem er nødt til å være svært fleksibelt. I bunn ligger gjerne forskjellige arbeidsavtaler, oljeserviceavtaler og tariffavtaler.
-Fleksibiliteten til Tidsbanken som timeføringssystem er avgjørende for at vi kan garantere at lønn alltid blir riktig, sier Øystein.
Nøyaktig timekontroll på prosjektene
Å ha nøyaktig timekontroll på prosjektene man jobber mot kan være utfordrende. Gjerne bytter ansatte prosjekter ofte i løpet av en dag, da er du helt avhengig av at de ansatte har en enkel måte å bytte fra ett prosjekt til et annet. Brukersnittet vil da være avgjørende for å minske sjansen for feil timeføring, og senke terskelen for bruken slik at de ansatte faktisk gjør det.
-Ansatte er fornøyd med systemet, og det er lite støy rundt timeføringen nå, avslutter Øystein med.
Timeregistrering trenger ikke være komplisert. For PSW Technology får de alle sine utfordringer rundt dette løst. Sammen med alle våre kunder har vi tett dialog, slik at vi kontinuerlig kan forbedre plattformen. Tidsbanken har flere Integrasjonsmuligheter og er opptatt av å gi en sømløs overgang mellom systemene som brukes.
