Tilbake til den nye normalen for norske bedrifter

Covid-19 pandemien skapte en ny hverdag for de fleste av oss, og dessverre er den ikke over med det første. Nå begynner vi likevel så smått å åpne samfunnet igjen. Vi kan med små skritt nærme oss den nye normalhverdagen som venter oss.
Det hele skjer dessverre ikke uten dramatikk eller dilemmaer, og bare for å nevne ett: Hvordan vekter bedrifter kravene om smittevern opp mot ønsket inntjening?  Bedriftseiere bør skape trygge rammer for ansatte og kunder, og ha beredskapsplanen klar. Er det noe pandemien har lært oss, så er det at det handler om å være forberedt.

Last ned strukturen for beredskapsplan som er utarbeidet i samarbeid med Proactima:

Å drive en virksomhet medfører usikkerhet i flere dimensjoner, og da koronabølgen traff oss økte denne usikkerheten.
Vi tok praten med Jo Tidemann som er Seniorrådgiver i risikostyringsselskapet Proactima for å høre hvilke tanker han har om samfunnets retur tilbake til normalen. For hvordan skal man klare å se opp og frem når det er usikkerheten og tvilen som råder?

-En kollega av meg sa en gang: «Det nytter ikke å henge med hodet når du står til halsen i dritt». En humoristisk vri på noe som er viktig dersom en skal komme seg videre, forteller han.

Som leder er det du som har lederansvaret, men hvordan får du alle til å føle på et visst ansvar?

-Du kan ta flere grep. Involvering, kommunikasjon, tydelighet, anerkjennelse av innspill og enkel systematikk er viktige elementer, forteller Tidemann.

Potensialet i krisen

Dersom en klarer å fjerne frykten for det ukjente og tenke rundt hvordan situasjonen kan påvirke oss, vil det være en seier i seg selv.

-Med en slik tankegang sier vi som jobber med beredskapsledelse at en da ser potensialet. Potensialet kan forstås som det mulige utfallsrommet, både nedsiden og oppsiden av en situasjon, sier Tidemann.

Omstilling til det bedre

Vi leser om at koronakrisen har vært en stor bidragsyter til digitaliseringen i ulike bedrifter. Flere virksomheter har funnet innovative løsninger under press. Blant tiltakene mange har innført er et enda større fokus på kvalitetsstyring. For å lykkes med dette er man nødt til å ha gode systemer som er brukervennlige og fleksible. Kvalitetssikring i Tidsbanken tilbyr fleksibilitet og oversikt i alle ledd.

Dette er løsninger som kanskje kan bidra til smartere drift framover. Jo Tidemann mener det handler om å drifte, samtidig som man finner nye løsninger som kan bidra til at arbeidsplassen utvikles og forbedres.

-De siste 6 ukene har mange brukt teknologi og vært til stede på helt nye måter. Gjennom fokus på innovative løsninger kan man styrke bedriften, forteller han.

-Den nye normalen er ingen sikker på ennå, men det vi vet er at vi må tilpasse oss nye omgivelser og nye krav. Det vil ta tid, men det styrker sjansen for overlevelse, sier Tidemann.

 

Trusselen fra viruset vil ikke forsvinne med det første, noe som betyr at vi må forholde oss til myndighetenes anmodninger og føringer i forhold til smittevern i lang tid framover. Når flere virksomheter nå åpner for drift må en ha kontroll på dette, og etterleve det.

Effektiviser og styrk relasjonene

Mindre virksomheter som kiosker og kaféer står overfor effektivitetsutfordringer for å kunne legge til rette for at så mange som mulig kan utnytte fasilitetene, samtidig som myndighetenes retningslinjer overholdes.

- Som nevnt kan det å effektivisere kundetilgang gjennom smartere struktur i butikken være livsviktig for mange nå. Her kan en med fordel hente tips fra andre i samme situasjon, forteller Tidemann.

Et annet smart trekk vil være å benytte anledningen til å styrke relasjonen mellom dere i virksomheten, og eventuelle samarbeidspartnere og leverandører. Tøffe tider gir større utfordringer, men samtidig er bonusen i den andre enden stor. Det styrker relasjonen mellom mennesker dersom man i fellesskap finner løsninger som gjør en positiv forskjell.

-Anerkjennelser er et viktig virkemiddel, vi trenger alle å bli sett og få et klapp på skulderen av og til. Så får vi heller klappe på skulderen i overført betydning enn så lenge, forteller han videre.

Det er fornuftig å sette en god frekvens på å snakke sammen uansett hvor man befinner seg. Still gjerne spørsmål, eller inviter til en diskusjon rundt dilemma der målet er gode refleksjoner. Det handler om å skape en trygg arena for å dele læring, samt å omsette læringen i tiltak og teste disse ut fremover.

-Som en forlengelse av læring må en sikre god opplæring i nye rutiner. Risikoforståelse er et stikkord det er verdt å bruke tid på, både nå og i videre drift. Forstår alle det som du og dere har blitt enige om, og vil de etterleve det? Klarer dere å se utfordringer tidlig og kommunisere dette, spør Tidemann.

Dette er grunnleggende for trygg drift videre.

Driftskontinuitet

Terminologi som er ny for mange dukker opp når det er krise. Ord som beredskap har de fleste hørt om, men kontinuitetsplaner, krisekommunikasjon og risikostyring er kanskje nytt for mange.

-For en liten virksomhet handler det om å gjøre det en må for en så trygg og lønnsom drift som mulig. Driftskontinuitet er et begrep å merke seg, forteller han.

Det handler om å sikre at en klarer å drifte virksomheten. Alle har avhengigheter i virksomheten som har en smertegrense. Ta for eksempel betalingsløsningen. Hva gjør du om den går ned? Det er dette driftskontinuitet handler om, i all enkelhet; å være forberedt på alternative løsninger dersom elementer dere er avhengige av forsvinner tilstrekkelig til at det blir et problem. Tidemann anbefaler at man setter opp en enkel plan for hvordan en kan erstatte bortfall av det man identifiserer som kritiske mangler på ressurser eller infrastruktur. For større virksomheter vil dette kreve noe analyse av hva som er viktig.

Kommunikasjon i krisetider

Krisekommunikasjon er, i likhet med driftskontinuitet, et eget fagfelt. Alle kommuniserer, men ikke alle har et bevisst forhold til hvordan.

-Det er viktig å huske at en snakker til mottakeren, og må uttrykke seg deretter. Mange snakker mer fra seg selv, enn til mottakeren, sier Tidemann.

Dersom man i tillegg er tydelig, sjekker om alle har forstått, har en tilpasset frekvens på informasjon og involverer andre gjennom dialog er mye gjort. Tidemann lister opp følgende punkter for god krisekommunikasjon:

• Tilgjengelighet
• Saklighet
• Tydelighet
• Empati
• Hyppig frekvens
• Tilpassede kanaler (sosiale media, muntlig, driftssystemer etc.)

Kommunikasjon er viktig for å skape tillit og trygghet, både internt og mot kunder i krevende tider.

Kom i gang med beredskapsplanlegging

Det kan være lurt å lage seg en enkel og funksjonell beredskapsplan. Planen har i hovedsak to misjoner: først og fremst til forberedelse og læring, og deretter som verktøy under en krise.

-Et viktig poeng med planen er å klarlegge det første man må gjøre dersom noe skulle skje. Hvordan skaper man god samhandling med de man er avhengige av, forteller Tidemann.

 

Gjennom å lage en beredskapsplan vil virksomheten være bedre forberedt. For mindre virksomheter tar det ikke mange timer å lage seg et bra utkast til en beredskapsplan, dersom en har en god oppskrift, og et godt rammeverk for innholdet.
Et godt kvalitetssystem som er lett tilgjengelig for alle i bedriften er en nødvendighet om man skal ha den informasjonsdelingen som er nødvendig i krisetider. Da vil også alle ressurser i selskapet være forberedt til neste gang.

Oppsummert kan følgende bidra til å styrke virksomheten nå:

• Skape trygge rammer for ansatte og kunder, spesielt gjennom kommunikasjon.
• Skape endringskraft gjennom involvering og oppmuntring. Finne gode løsninger.
• Forholde oss til myndighetene; følge opp både smittevernråd og støtteordninger.
• Styrke risikoforståelsen og lage en enkel beredskapsplan som tar høyde for driftsutfordringer (kontinuitet).

Det handler om å være forberedt. Det har Corona-krisen vist oss.