Ikke la lønnskontoret bli en flaskehals

22.apr.2021 15:19:55 / skrevet av Audun Grytdal

NorEngros K.J. Brusdal er et lokalt eid selskap tilknyttet en landsdekkende kjede av grossister. Med over 90 ansatte ble det mye manuelt arbeid for avdelingslederne deres i henhold til både lønn, fravær og arbeidstid.

Logo

I 1988 ble NorEngros K.J. Brusdal stiftet, da under navnet Norpapp Embalasjesenter. Navnet endret de til Norengros i 1994 etter en fusjon, og dermed ble varesortimentet utvidet betraktelig fra å kun inkludere papp, pallesikring og emballasje til å inneholde mye mer. Her kan det nevnes at NorEngros K.J. Brusdal sitt sortiment inneholder alt fra kontor- og datarekvisita, tørk og renhold, til bordmiljø og cateringprodukter. De siste årene har varesortimentet utvidet seg til nye markeder, og inneholder nå også medisinske forbruksvarer til lege- og tannlegekontor, sykehus og institusjoner, samt kontormøbler og interiør.

Bedriften har utvidet sitt sortiment siden starten og er nå inne i mange ulike produktgrupper i markedene, dette gjør dem til en allsidig bedrift som ikke er redd for å gå nye veier.

 

gruppebilde_salg_mindre

Salgsavdelingen


Hovedkontoret og lageret er på hele 10.500 m2, og ligger i Indre Arna i Bergen. Her blir det daglig kjørt ut varer til alle kundene i Hordaland og Sogn og Fjordane. I tillegg til å levere varer til et stort antall offentlige og private virksomheter, har NorEngros K.J. Brusdal butikker i Arna, på Sotra, på Stord og i Førde.


"I butikkene våre er både bedrifter og privatpersoner velkommen til å handle", forteller Økonomisjef, Wenche Ekevold

 

Videre forteller hun at de totalt er 90 ansatte, og hadde en omsetning i 2017 på 260 millioner kroner.


Med såpass mange ansatte fordelt på et nokså stort geografisk område ble det mye manuelle lister og papirer som måtte etterlyses før dette måtte manuelt føres i lønn. Wenche forteller at de veldig gjerne ønsket å effektivisere denne prosessen:

«Det var mye manuelle lister og papir som måtte etterlyses, og føres manuelt i lønn. Vi ønsket å effektivisere rutinen, og samtidig gjøre det lettere for hver enkelt avdelingsleder å holde oversikt på sine ansatte. Slik at ikke lønnskontoret ble en flaskehals i det daglige arbeidet»


For å løse disse problemene trengte de et system som kunne effektivisere disse prosessene. Tidsbanken var et system de kjente fra før av, og ble det naturlige valget når et nytt timeregistreringssystem skulle anskaffes.


Oversikt


Med Tidsbanken får nå avdelingslederne i NorEngros K.J. Brusdal mer oversikt over sine ansatte. De får oversikt over de ansatte sin faktiske arbeidstid, samtidig som alle overtidstillegg automatisk blir utregnet inn i timelisten. Disse timene overfører man så enkelt videre til lønn med noen få klikk.
Det er samtidig enkelt for avdelingslederne å registrere all permisjon og ferie i Tidsbanken, slik at man alltid har kontroll og oversikt over dette. Med å samle alt på en digital plattform blir det mer oversiktlig for ledere i bedriften, dette sparer man mye tid på. En uoversiktlig hverdag kan fort bli en stygg tidstyv for både ansatte og ledere i bedriften. Dette hemmer produktiviteten i alle ledd, og er noe man absolutt bør unngå.

 

butikkgjengen_foerde_mindre

Butikkgjengen - Førde

Fravær

Avslutningsvis forklarer Wenche at Tidsbanken er et ypperlig system for fraværsregistrering. Fravær kan man registrere enkelt rett inn i Tidsbanken, noe som gjør at avdelingsledere har full kontroll over fraværet til sine ansatte. I Tidsbanken har man tilgang til flere ulike fraværsrapporter, blant annet en egen for egenmeldinger. Dette gjør at man til enhver tid kan følge opp på fraværet til de ansatte, enten det er egenmeldinger, fravær med sykt barn, eller sykemeldinger. For eksempel kan man se om noen har brukt opp eller holder på å bruke opp egenmeldingene sine, da vil Tidsbanken gi deg et varsel om dette. For NorEngros K.J. Brusdal gjør dette arbeidet mye enklere, og man slipper da manuelle registreringer med lange papirlister.


Trenger du også bedre oversikt over dine ansatte sin arbeidstid, ferie og fravær? Ønsker du også at lønn skal bli en enkel affære?

CTA Stemplingsur

 

Red.anm: Denne artikkelen var originalt publisert i 2018

 

Tags: Kundehistorier

Audun Grytdal

Skrevet av Audun Grytdal

Audun er Innholdssjef i Tidsbanken AS og har lang erfaring med systemet fra sin tid som kunderådgiver. Audun har vært med på å utarbeide alle kurspakkene som Tidsbanken nå tilbyr sine kunder, og er lidenskapelig opptatt av å hjelpe bedrifter på tvers av bransjer å nå nye høyder ved hjelp av nyttig og engasjerende innhold.

Nyeste innlegg

Ønsker du demo, pristilbud eller mer informasjon om systemet?