Norsk økonomi og næringsliv opplever svært krevende tider. Sammen har vi noen tøffe måneder i vente hvor kontroll på egen økonomi kan bli avgjørende for fremtidig drift.
For å bistå bedrifter med akkurat dette har Tidsbanken og Abacus IT innledet et samarbeid med fokus på bedre styring av bedrifters verdiskaping. God økonomistyring og sterk kontroll vil bli viktigere enn noen gang for å overleve, og vi tror det er de enkle løsningene som vil skape størst verdi.
Innledning av Marita Langhol
Timefangst og prosjektstyring er kanskje det området jeg personlig brenner mest for innenfor alt vi leverer av løsninger. Bakgrunnen for dette kommer fra den gangen jeg startet å jobbe i en time- og prosjektorientert virksomhet på starten av 90-tallet. Allerede den gangen lærte jeg viktigheten av å ha full kontroll på arbeidet tid, så raskt som mulig og så riktig som mulig.
Tiden har forandret seg.
På 90-tallet førte vi timer på papir for at administrasjonen skulle få grunnlag for lønn, fakturering og påløpte inntekter. Alt ble deretter punchet inn i selskapets lønns- og regnskapssystem.
På 2000-tallet så digitaliserte mange virksomheter og startet med å utvide bruken av Excel, også for timefangst. Noen valgte så å punche disse dataene inn i sine respektive systemer for å utbetale lønn, fakturere eller bokføre påløpte inntekter. Andre, ekspertene, genererte filer fra Excel for å lese dem inn i de øvrige systemene.
Det påfølgende tiåret har vært preget av mange ulike løsninger. Som regel har dette vært installert programvare, driftet av kunde eller driftsleverandør. Programvare som en har kjøpt og betalt vedlikeholdskostnader for at en skulle kunne motta nye versjoner når leverandøren har kommet med nyheter.
I dag føres timer via web-tjenester, nettbrett og mobiltelefoner. Ofte er disse 100% integrert både med bedriftens lønnssystem, ordresystem og regnskapsløsning. Etableringskostnader er borte, oppsigelsesfrister er endret og som regel så har kunden mulighet til å justere tilgang sin etter behov. Dette fører til at kundene har kostandskontroll.
For timebaserte selskaper som bruker regnskapsbyråer i forbindelse med lønnskjøring så vil en ved å ta i bruk løsninger for registrering av tid kunne forenkle timeregistreringen for den ansatte, godkjenningen av disse, samt overføring av timetransaksjoner til regnskapsbyrået. Dersom timene føres på avdeling, prosjekt (eller andre kostnadsbærere) så vil en også få full kontroll på regnskap pr kostnadsbærer.
En vil slippe manuelt arbeid ved punching og det er selskapet selv som kontrollerer at timene er ført korrekt. Regnskapsfører foretar controlloppgaven (at timer er lovlig ført), lønnskjøring og rapportering til myndighetene.
Abacus IT har i en tid samarbeid med Tidsbanken, dette samarbeidet forsterkes nå. Vi har virkelig tro på at dette samarbeidet vil føre til at våre felles kunder får en mer oversiktlig og bedre hverdag. Vi kan sammen hjelpe våre kunder og klienter av regnskapsbyråer med å få bedre kontroll på timer, prosjekter, kostnader og inntekter.
Ta kontroll over økonomien
Hva skal et styre, en leder, eiere eller ansatte gjøre når virksomhetens livsgrunnlag reduseres eller forsvinner?
Det viktigste du gjør er å ta kontroll over den økonomiske situasjonen. Begynn gjerne med å revidere budsjettet ditt og sette opp prognoser på endringer i kontantstrømmen. Gjør analyser av hvordan dette vil påvirke selskapet og lag worst-case scenarioer med tilhørende tiltak som må iverksettes
Man bør jobbe aktivt for å unngå at egen bedrift går over ende som følge av likviditetssituasjonen. Likviditeten er det man lever av, og likvide midler er avgjørende for å holde hjulene i gang.
Organisasjoner som lykkes i kriser, er de som evner å snu seg raskt. Sist gang vi så dette var under oljekrisen hvor mange selskaper gikk konkurs. Det som kjennetegnet dem som overlevde var at de klarte å omstille seg. Disse kuttet kostnader raskt og kraftig, og fant andre produkter, produktveier eller tjenester som viste seg å skape verdi for selskapet.
Hva bør du gjøre nå:
- Oppdater deg på tiltakene fra myndighetene
- Ikke gå glipp av tiltakspenger. Les mer om dette HER
- Ta et sterke grep om kostnader, inntekter og likviditet
- Fakturer hyppigere
- Fas ut manuelle rutiner
- Tenk nytt
Din viktigste ressurs
Selv om mange er nødt til å permittere ansatte, er de ansatte fremdeles den viktigste ressursen man har i et selskap. Det er tross alt de ansatte som sitter nærmest markedet og verdiskapingen i selskapet, og det vises gang på gang at det er her de gode ideene kommer oppstår.
Systemer som åpner opp for informasjonsdeling og kommunikasjon vil kunne skape tillit og bro mellom deg og dine ansatte nå. De fleste av oss opplever surrealistiske tilstander, og det er viktigere enn noen gang å skaffe seg innsikt i egen bedrift, slik at man kan kommunisere og inkludere ansatte i den situasjonen man nå befinner seg i. Alle har ulik oppfatning av situasjonen vi nå befinner oss i, og skal man håndtere den på en best mulig måte bør flest mulig være involvert. Da er du sikker på at du får innspill og innsikt på tvers av avdelinger i bedriften.
Fremtid
Norsk næringsliv har satt på pauseknappen og ingen vet helt hva som kommer til å skje fremover.
Hvilken økonomisk situasjon man befinner seg i etter krisen er over vil fort avhenge av hvilke tiltak man klarte å gjennomføre under krisen. Den største utgiften for de fleste selskaper er kostander relatert til lønn. Permitteringer er derfor et tiltak de fleste selskaper vurderer, og NAV har de siste 6 ukene mottatt nærmere 350.000 søknader om dagpenger.
Ved å bruke dynamiske vaktlister kan man enklere planlegge mer kostnadseffektivt, og planlegge ved hjelp av viktige nøkkeltall som OPAT (Omsetning Per Arbeidstime) og lønnskostnadsprosent. Lønn trenger ikke være en fast kostnad, men kan med fordel være en variabel en.
Skal man oppnå god oversikt og kontroll over økonomien i et selskap bør man kontinuerlig følge utviklingen i bedriften, dag for dag og helst time for time. Alle rapportene i Tidsbanken henter ut data i sanntid, som gir ledere bedre beslutningsgrunnlag i de beslutninger som må taes. Er det noe dagens krise har lært oss, er at ting skifter fort, gjerne fra dag til dag.
Her er våre 4 beste tips:
- Inkluder de ansatte. Produktive og selvstendige ansatte sparer deg for arbeid og penger.
- Følg opp nøkkeltallene dine dag for dag
- Bruk dynamisk vaktliste for å planlegge mer kostnadseffektiv
- Automatiser timeføringen mot prosjekter
Samarbeid – enklere for deg
Abacus IT og Tidsbanken har som felles mål å effektivisere og digitalisere norske virksomheter.
Vi «drømmer» om en problemfri hverdag hvor enhver bedriftsleder har full kontroll på de ansattes timeverk, prosjekter, varer i arbeid osv. Sammen har vi tro på at vi skal kunne hjelpe veldig mange virksomheter, enten direkte eller via et regnskapsbyrå.
Ikke nøl med å kontakte oss dersom du ønsker en uforpliktende samtale.
Vi vil gjerne høre fra deg!
