Norsk økonomi og landets bedrifter er inne i særdeles krevende tider. Veldig mange bedrifter har i løpet av noen få uker fått en helt annen og usikker fremtid.
Hva skal et styre, en leder, eiere eller ansatte gjøre når virksomhetens livsgrunnlag reduseres eller forsvinner? Mange vil fort oppleve panikkartede følelser og ser kanskje ingen ende i tunnelen. Det er naturlig å bli handlingslammet, og i verste fall miste troen på selskapet man driver, og ikke minst på seg selv.
Hvordan kan man håndtere en slik situasjon og hva er den smarte rekkefølgen av tiltak man må vurdere å iverksette?
Ta kontroll over økonomien
Det viktigste du gjør er å ta kontroll over den økonomiske situasjonen. Begynn gjerne med å revidere budsjettet ditt og sette opp prognoser på endringer i kontantstrømmen. Gjør analyser av hvordan dette vil påvirke selskapet og lag worst-case scenarioer med tilhørende tiltak som må iverksettes
Uavhengig av hvilke krisetiltak myndighetene iverksetter er det viktig at man jobber aktivt for å unngå at egen bedrift går over ende som følge av likviditetssituasjonen. Likviditeten er det man lever av og likvide midler er avgjørende for å holde hjulene i gang. I gode tider er det fort gjort å glemme dette da selskapets økonomiske situasjon er solid, en krise er "utenkelig" og en kriseplan kan virke meningsløst å bruke tid på å lage
Hva skal du gjøre selv?
- Oppdater deg på tiltakene som myndighetene kommer med. Studer dem nøye og karlegg hvilke tiltak ditt selskap kan dra nytte av. Rådfør deg gjerne med regnskapsfører og revisor.
- Gå i dialog med banken din og sørg for å få en avklaring på hvor mye du eventuelt kan få tilsagn om i kortsiktig lån/kassekreditt for å håndtere likviditetssituasjonen.
- Stans alle aktiviteter som kan stanses umiddelbart uten at det får kortsiktige konsekvenser for driften.
- Om mulig så reduser varelageret gjennom å selge unna varer med lav omløpshastighet. Omløpsmidler gir deg en oversikt over mer likvide midler fordi de ikke er ment til varig eie.
- I en krise kan man med fordel betrakte alle kostnader som variable. Kontakt leverandørene dine og lag avtaler om betalingsutsettelse.
- Fakturaen du utsteder bør ha kortest mulig forfallstid. Etabler gode rutiner for fakturaer som ikke gjøres opp på dato.
- Gjør avtaler med kunder som ikke kan betale slik at du beholder dem når krisen en gang tar slutt.
I prognosen du har satt opp må du være tydelige på hva som er minimum av likvider inn til selskapet for å kunne opprettholde ulike aktivitetsnivåer. Definer også hvilke nivåer av likviditet som skal iverksette tiltak i selskapet som for eksempel permitteringer.
For å unngå for store konsekvenser for selskapets økonomi bør man sette opp et sett med kritiske nøkkeltall man må tilfredsstille for å kunne opprettholde drift i selskapet. For selskaper som lever av løpende inntekter vil omsetning, likviditet og kostnader pr arbeidstime være effektive nøkkeltall. Disse må vurderes på daglig basis og man må våge å ta raske beslutninger når nøkkeltallene er røde.
En salgsorganisasjon vil for eksempel kunne styre på nøkkeltall som antall salgsmøter planlagt i neste periode, antall kansellerte møter for kommende periode, antall nye leads generert osv. Nøkkeltallene vil hjelpe deg med å skape trygghet rundt beslutningen du må ta og at du tar dem på rett tidspunkt.
Etabler en operativ «beredskapsstruktur»
Slik situasjonen har utviklet seg er man avhengig av å ta raske beslutninger med umiddelbar handling. For å kunne ta beslutninger med høy kvalitet er man til enhver tid avhengig av et korrekt situasjonsbilde og det kan derfor være hensiktsmessig å bevege ledelsen nærmere den operative delen virksomheten. Mange selskaper vil ha stor nytte av å endre møtestruktur og organisering til en vesentlig mer operativ modell. Man kan med fordel innføre en struktur med hyppige og korte møter hvor man i all hovedsak fokuserer på de nøkkeltallene som er definert. Ved å innføre en slik «beredskapsstruktur» kan man også fort oppleve at organisasjonen blir mer fleksibel og lettere å omstille til andre oppgaver.
Organisasjoner som lykkes i kriser er de som evner å snu seg raskt. Sist gang vi så dette var under oljekrisen hvor mange selskaper gikk konkurs. Det som kjennetegnet dem som overlevde var at de klarte å omstille seg raskt. De kuttet kostnader raskt og kraftig, og fant andre produkter eller tjenester som viste seg å skape verdi for selskapet.
Din nøkkelressurs
Det viser seg gang på gang at det er organisasjoner som evner å omstille seg som overlever nedgangstider. For å klare å omstille seg er man avhengig av å spille på lag med de ansatte. Å spille med åpne kort rundt de utfordringene man står ovenfor er viktig, og klarer du som leder å mobilisere krisen på utsiden av selskapet til å bli en felles ytre fiende kan man fort oppleve at organisasjonen blir mer handlekraftig og mer fleksibel enn hva den noen gang har vært.
Ta de ansatte med i kreative diskusjoner og gi dem gjerne større ansvar enn hva de er vant til å ha. I kriser er det mange spørsmål som skal besvares. Man har gjerne behov for mer ressurser enn normalt til å jobbe med kortsiktig forretningsutvikling og kreative ideer som kan skape verdier for selskapet. Det er de ansatte som sitter nærmest markedet og verdiskapingen i selskapet, og det viser seg gang på gang at det er her de gode ideene oppstår.
Har du spørsmål omkring hvordan dere kan optimalisere deres bedrifts lønnskostnader og arbeidstimer, eller lurer hvordan dere skal unngå å gå glipp av tiltakspenger? Ta gjerne kontakt med oss i Tidsbanken. Vi hjelper dere gjerne og står klare nå som krisen står på som verst, med utvidet åpningstid.
