Lederrollen innehar mange utfordringer, noen enklere enn andre å håndtere. Butikksjef hos MegaFlis på Billingstad bruker tall og statistikk fra Tidsbanken til å ta de rette beslutningene for bemanning i butikken. Lederstilen hennes baserer seg på åpenhet og fakta, slik at hun skaper trygge og gode rammer for alle sine ansatte.
De siste 12 årene har Vlada Bidvaite vært butikksjef for MegaFlis på Billingstad. I en hektisk hverdag er hun helt avhengig av å ha de riktige verktøyene for å være den best mulige lederen for sine ansatte. For henne er Tidsbanken det perfekte styringsverktøyet for å effektivisere drift av personalet i butikken og lageret.
Ledelse gjort riktig
Vi møter Vlada som i fjor feiret 10 år som butikksjef i MegaFlis på Billingstad for å snakke om hennes jobb som leder. Selv nyter hun travle og hektiske dager i møte med kunder og ansatte.
-Vi ligger rett mellom Asker og Sandvika og nyter godt av trafikken som kommer mellom her. Det betyr mange kunder og hektiske dager, noe som er midt i blinken, forteller hun.
For Vlada er det viktig å kontinuerlig jobbe med å forbedre og effektivisere driften av butikken, og selv bruker hun data fra Tidsbanken for å ta de riktige beslutningene for dette.
-Tall og fakta er et godt utgangspunkt for god og riktig ledelse. Med å hente ut rapporter kan jeg enkelt sammenligne tidligere data opp mot det som skjer her og nå, sier hun.
Det er dog mye man skal tenke på som butikksjef for at alt skal gå rundt. Vlada optimaliserer vaktlistene sine opp mot budsjettene som er laget slik at hun kan se om avdelingene er riktig bemannet. Her flytter hun på ressursene slik at de blir utnyttet maksimalt opp mot arbeidsmengden de har.
-Ofte har man tanker om hva man tror vil skje, men opplever ofte at det faktisk er noe helt annet som skjer. Du skal aldri ta avgjørelser basert på magefølelser, skaff deg heller faktagrunnlaget og bruk det som veileder, sier hun.
Statistikk og tall får hun fra Tidsbanken slik at hun kan lede og styre butikken på en bedre og mer effektiv måte.
-I Tidsbanken er jeg innom flere ganger daglig for å skaffe meg oversikten jeg behøver. I tillegg er det en fantastisk kommunikasjonsplattform mellom meg og de ansatte, forteller hun.
Fra Excel til digitale nettbaserte timelister
I 2011 anskaffet MegaFlis seg Tidsbanken, noe som skulle endre mye av hverdagen til Vlada.
-Vi var den første butikken som tok i bruk systemet, og var selve testbutikken for resten av kjeden, forteller hun.
Før de tok i bruk Tidsbanken gikk det mye tid til manuelle utregninger av overtid og tillegg.
-Før leverte ansatte inn timelistene sine på Excel, noe som betydde at jeg måtte sitte i minst en hel dag for å regne ut alt av overtid og tillegg manuelt for å få det riktig over til lønn, forteller hun videre.
For øyeblikket er de 35 ansatte på Billingstad, men på det tidspunktet var de kun halvparten. Tidsbesparelsen er derfor enda større i dag enn det var da. Les mer om nettbaserte timelister fra Tidsbanken her.
-Nå bruker jeg ikke mer enn 5 til 10 minutter på å klargjøre det til lønn, alt legger seg inn i timelisten automatisk, forteller hun.
Manuell utregning av tillegg er svært tidkrevende, og de fleste bruker fort flere timer på å få det gjort. Samtidig er sjansen for å regne ut feil stor. Med manuell utregning av alle tillegg så risikerer du å enten betale ut for mye lønn til dine ansatte, ellers så risikerer du misfornøyde ansatte som får for lite lønn utbetalt.
-Det viktigste er at ansatte kan være trygge på at de får riktig lønn. Det er både vi og de ansatte tjent med, sier hun.
Selvstendige ansatte
Vlada forteller også at det er viktig for henne at ansatte får innsikt i hvorfor beslutninger blir tatt, og er derfor en forkjemper for åpenhet i ledelsesstilen sin.
-Ansatte har blant annet full innsikt i vaktplanen, noe som også gir dem overblikket over det totale bildet. Da kan de selv se hvorfor de ikke får fri en dag de ønsker seg fri, og hvorfor de da heller må bytte vakten, forteller hun.
I Tidsbanken kan de ansatte enkelt bytte vakter seg imellom rett fra mobilen. Bytte må alltid godkjennes av leder slik at man aldri mister oversikten.
Da unngår man unødige forstyrrelser, og lar heller de ansatte avtale bytte seg imellom slik at det eneste leder må gjøre er å avslå eller godkjenne et eventuelt bytte. Vaktplanen oppdaterer seg automatisk om byttet godkjennes.
-Å gjøre ansatte mer selvstendige gjør arbeidshverdagen lettere for både dem og meg, forteller hun.
Ansatte kan rett fra sin egen mobil se hvem som er på jobb, og dermed planlegge hvem som skal gjøre hva.
-I tillegg har vi flere studenter som kanskje har sin aller første jobb, da er det helt avgjørende å gi dem positive og gode opplevelser, samtidig som man lar dem vokse, forteller hun videre.
Under nedstengingen av Norge våren 2020 opplevde mange en usikker hverdag i møte. Vlada ønsker å trekke frem ledelsen i MegaFlis i denne sammenhengen, som var med på å skape trygge rammer for de ansatte hos dem
-Ledelsen kom fort på banen og involverte seg i stor grad for å skape trygge rammer for de ansatte slik at de følte seg ivaretatte, avslutter hun med.
MegaFlis jobber kontinuerlig med forbedringsarbeid for å effektivisere driften av kjeden. Dette arbeidet har gitt gode resultater noe Tidsbanken har vært en stor bidragsyter til.
