Flere norske bedrifter har mangelfulle kvalitetssystemer og rutinebeskrivelser. Når ledere eller nøkkelpersoner forsvinner eller blir utilgjengelige gjør dette bedriften deres sårbar. Selv fikk daglig leder Martin Gavlen kjenne på viktigheten av å ha gode systemer på plass når han selv, som en av de første i landet ble slått ut med COVID-19 viruset.
Martin Gavlen, Daglig leder Tidsbanken
Martin Gavlen er daglig leder i Tidsbanken AS og har alltid vært opptatt av å ha rutiner og informasjon lett tilgjengelig for sine ansatte.
-I Tidsbanken tror vi veldig på å gjøre ansatte selvstendige, slik at de ikke er avhengige av ledere og nøkkelpersoner for å gjøre jobben sin, forteller Gavlen.
For at ansatte skal kunne gjøre jobben sin er det viktig at man har skrevet ned alt av viktige rutiner, og har dette tilgjengelig for dem.
Du må rett og slett skrive ned alle triksene i boken, og gi det til dem, forteller han.
Med kvalitetssystemet til Tidsbanken samler du alt av viktig informasjon som er nødvendig å ha, samtidig som tilgjengeliggjør dette for alle ansatte. Uansett hvilken enhet de bruker, eller hvor i verden de måtte befinne seg.
Så enkelt gjør du det:
- Lag en liste med deres viktige rutiner
- Legg inn rutinene i kvalitetssystemet
- Send ut SMS til alle ansatte med link til dokumentene
- Kontroller at alle ansatte har lest, med leserbekreftelse på hver rutine
ColliCare Logistics er en av mange kunder som bruker kvalitetssystemet til Tidsbanken aktivt. De er et selskap med flere 100 ansatte, og brukte en halv dag på å implementere kvalitetssystemet til Tidsbanken i sin bedrift.
-Så enkelt er det faktisk, bekrefter Gavlen.
Og når krisen inntraff han selv og han ble smittet med COVID-19 viruset, var han helt utslått i flere uker.
-Selv var jeg utslått i 2 uker, og derfor er jeg utrolig glad at bedriften ikke er avhengig av meg for å få den daglige driften til å gå rundt, avslutter han med.
